コピー機の導入にかかる5つの費用

会社経営において必須のものはいろいろありますが、コピー機や複合機もその中に含まれるでしょう。その一方で、コピー機を新しく導入するとなったとき気になるのは、どれくらいのコストがかかるかということです。コピー機本体の価格はもちろん、その他にも必要な費用はたくさんあります。

コピー機の耐用年数は5年程度と言われています。その間の印刷に必要な用紙やインク、メンテナンスなどにもコストがかかります。コピー機は本体が高額なだけでなく、使用頻度によってはランニングコストも決して安くない費用が必要になる場合もあります。コピー機導入にあたって、どういったコストがかかるか気になるという企業のために、主な費用を5つ挙げて説明していきましょう。コピー機導入にはいろいろな形態があり、予想される使用状況などによって導入方法も変わってきますから、できるだけコストパフォーマンスのよい方法が選べるよう、それぞれのコストについて細かく検討しておきましょう。

1.本体料金

まずは当然ですが、コピー機の本体にかかる費用が必要になります。新品のコピー機は安いものでも数十万円、高いものだと数百万円するため、新品のコピー機を現金で一括購入するケースは、かなり資金に余裕のある会社を除き珍しいケースだと言えます。モノクロかカラーかによっても値段に差があり、モノクロの場合は数十万円から、カラーの場合は、分速25枚くらいの印刷スピードだと百数十万円ほどが一般的となっています。その他にオプションが付けば、本体料金はさらに高額なものになります。

中古のコピー機は、新品よりも比較的安価な本体価格となり、数十万円台で購入可能となっています。安いものでは10万円程度のものや、場合によっては数万円から買えるものもありますが、あまりに格安すぎる場合には何らかの問題があることも多く、注意が必要です。

また、コピー機導入の手法として一般的なリース契約の場合、トータルコストは一括購入での本体価格より割高になります。これは、リース契約が実質的に販売会社に購入を肩代わりしてもらうという方法のため、手数料などの費用が必要になるからです。

2.保守・メンテナンス費用

コピー機は比較的こわれやすい機器のため、導入後は定期的なメンテナンスや、故障時の修理対応が大事になります。そうした保守に関するサポート費用も、コピー機導入には欠かせません。コピー機の保守契約は、主に3つの形態があります。最も一般的なのは「カウンター保守契約」で、毎月の使用枚数に応じて料金を支払うことで修理費用などが無料になるというものです。2つ目は「キットトナー契約」で、保守費用を含んだ専用のトナー（印刷に必要な粉）を使用する間は修理費が無料になります。この二つは、実質的に保守費用が別の形で徴収されています。3つ目は「スポット契約」で、これは、修理の必要が生じたときに有償で故障対応を受けるという契約になります。

このうち一般的なのは、前述のようにカウンター契約になりますが、場合によっては他の契約の方がメリットがあることもあるため、一概にどの契約が良いということは言えません。導入形態や、コピー機の機種・状態によって最適な契約を選ぶようにしましょう。

2.保守・メンテナンス費用（カウンター料金）

カウンター料金は、前述のように保守契約として一般的な形式のものです。現在コピー機を導入する際は、ほとんどの場合でこのカウンター契約が交わされます。カウンター契約は、毎月印刷したコピーの枚数（カウンター数）に応じて料金を支払うことで、パーツ代や出張費、作業費など、故障時に必要な修理費用が無料になります。また、カウンター料金には保守費用の他にトナー代金も含まれていますから、トナーがなくなったときの交換費用も無料となります。

カウンター料金は、印刷1枚ごとの単価が決まっています。値段は業者によってそれぞれ違いますが、モノクロ1枚が数円で、カラーコピーはその数倍の値段となっています。毎月比較的多くのコピーをするという場合は、故障の頻度やトナー交換の回数も増えるため、トータル的なコスト面のメリットは多くなります。しかしその一方、毎月のカウンター料金が高額になるというデメリットもあります。

3.運送費用

リース契約の場合であれば、コピー機導入の初期費用はかかりません。ですから、コピー機を運送する際の費用も無料で済みます。しかし、レンタルや購入の場合には、搬入に伴う費用が必要になります。

コピー機はかなりの重量があり、しかも精密機械のため、素人での運搬は基本的に無理であると言えます。ですから、運送に際してはプロの業者に依頼することになり、相応の料金が必要となります。オフィスが一階にある場合は比較的問題ありませんが、二階以上にある場合で、しかもエレベーターが使えない場合は搬入にかなりの手間がかかることになり、別途料金を請求される可能性もあります。こうした点については、事前に注意しておいた方がよいでしょう。

4.設置費用

コピー機は、搬入するとすぐ使えるわけではありません。組み立てや初期設定が必要ですし、パソコンとつないでネットワーク接続するなど、設置にあたって必要な作業はたくさんあります。こうした設置作業に伴う料金は、リースの場合は毎月のリース料金に含まれていることも多く、搬入時に支払う必要は比較的少なくなります。一方レンタルや一括購入の場合は、設置に関する料金を別途支払う必要があります。

設置費用は、どういった作業が含まれるかによって値段が変わってきますので、業者に見積もりを取る際によく確認しておきましょう。

5.コピー用紙費用

コピー機に必要なコストとして忘れてならないのが、コピー用紙の費用です。コピー用紙の費用に関しては、リースやレンタルの代金には含まれていないので、自費で購入しなければいけません。当然紙を多く使うほど費用もかかりますから、経費削減のために裏紙を利用するなど工夫している企業も多いようです（実際にはカウンターの数字はそれほど変わらないため、紙代削減の効果は薄いという声もあります）。いずれにしても、コピー用紙のコストが自費になることは、コピー機導入の際意識しておいた方がよいでしょう。