コピー用紙の裏紙を使用する4つのデメリット

会社業務においては、不要になった印刷済みのコピー用紙や、コピーに失敗した紙が大量に発生します。そうした紙をただ捨ててしまうともったいないし、できれば再利用したいということで、裏紙として使用している会社も多いでしょう。裏紙を使うことにより、紙の消費を抑えることができ、コスト削減にもつながりまた環境にもやさしいということで、いいことばかりという気がしてしまいます。しかし実際には、裏紙を使うことによるデメリットも少なくありません。

では、コピーに裏紙を使用するデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。意外に知られていない裏紙の危険について、詳しく説明していきましょう。

1.コピー機の負担になる

コピー機が印刷を行う方法は、次のようなものです。まず、ガラス面に置いた用紙をレーザーでスキャンし、感光体に写し取ります。そこへトナー（粉末状のインク）を付着させ、コピー用紙に熱と圧力を用いてトナーを圧着させます。こうしてコピー印刷を行うわけですが、裏紙を使うと表面のインクが感光体やローラーに付着してしまい、不具合の原因となる可能性があります。裏紙が原因で起こりうるトラブルには、紙詰まりや用紙の汚れ、本体の故障などがあります。このように、裏紙の使用はコピー機に余計な負担をかけるため、不具合が起こる確率を高めるというデメリットがあります。

2.保証対象外になる可能性も

裏紙を使用していて、コピー機本体が故障した場合、メーカーの保証対象外となる場合があるので注意が必要です。多くの場合では、裏紙が原因による故障でも保証が受けられるようになっていますが、中には保証の対象外とされていることもあります。そうした場合、修理費用は実費負担となり、高額な費用を支払わなければなりません。こうした部分も、裏紙使用のデメリットの一つと言えるでしょう。

3.トナーの消費を早める

裏紙を使うことは、紙の消費を抑えられるというメリットはあるものの、その一方で印刷量自体は変わらないという面があります。コピー印刷に必要なトナーは消耗品で、印刷量が多いほどトナーの減りは早くなりますから、その分交換の頻度も多くなってしまいます。しかも、トナーの代金はコピー用紙よりはるかに高額なため、裏紙を使っても結局コスト面のメリットはそれほどないということになりかねません。その上、裏紙を使うことでコピーの失敗が増えれば、その分印刷量も増えてしまうため、さらにトナーの消費を早めてしまうというデメリットがあります。

4.情報漏えいの危険

裏紙の表面には、さまざまな情報が記載されています。場合によっては顧客の個人情報や、社外秘の情報などが載っていることもあるでしょう。そうした用紙を不用意に裏紙として使うと、情報漏えいを招く危険が高くなります。一度情報が外部に漏れてしまえば、会社の信用を傷つけ、業績に深刻な影響を与えかねません。このような場合には、裏紙を使うメリットよりも、デメリットの方がはるかに大きくなってしまうでしょう。

裏紙を使用する際のポイント

上記のようなさまざまなデメリットはあるものの、裏紙の使用が全面的に悪いわけではありません。紙資源の節約にもなりますし、コスト面でもいくらかのメリットがあります。しかし、不用意に使うと上のような問題を招きやすくなってしまいます。ここからは、裏紙を使用する際に注意すべき、いくつかのポイントについて見ていきましょう。

1.紙をさばいておく

使用済みのコピー用紙は、湿気や静電気をたっぷり含んでいることが多くなっています。そうした紙を裏紙として使用すると、紙詰まりなどのトラブルが頻出することになります。
裏紙を使用する前には、紙束を揃えて、よくさばいておくことが肝心です。具体的には、紙の左右両端を持ち、片方を軽くパラパラとめくる動作を繰り返します。こうして紙をさばくことにより、紙の間に空気が入り、紙同士のくっつきを防いで紙詰まりを防止することができます。この時、雑なさばき方をすると、かえって紙詰まりの原因となってしまうので、あくまでもていねいに扱いましょう。

2.速度の適したコピー機を使う

コピー機の性能は、1分間にどれだけの枚数を印刷できるかという点で決まります。枚数が多い（高速機）ほど性能が高く、少ない（低速機）ほど性能が低いということになります。印刷速度の速い機種で裏紙を使用していると、低速機に比べ不具合の頻度が高くなる傾向があります。裏紙を頻繁に使用する場合は、なるべく印刷速度の遅い機種を使った方がよいでしょう。もしくは、高速機を使用している場合は、裏紙の使用は控えた方が良いでしょう。

3.裏紙に対応したコピー機を使う

最近のコピー機には、裏紙の使用に対応した機種も多くなっています。そうした機種であれば、裏紙も比較的安心して使用することができるでしょう。しかし、その場合でもしっかり使用上の注意を守ることが大切です。裏紙の使用がOKなコピー機でも、同じ機種で印刷した用紙に限るという場合がほとんどです。他の機種で印刷した紙を使うなどした場合、思わぬ不具合が生じる可能性もあるため、注意が必要です。

4.表面の情報に注意する

前述のように、裏紙の表面には種々の情報が記載されています。顧客情報など、守秘義務のある情報をうっかり社外に流してしまうということのないよう、裏紙の表面の内容には十分注意しておきましょう。こうした作業を怠ると、会社の信用を失うなど重大な問題へと発展する可能性があるため、印刷前はもちろん、印刷後にもしっかり確認しておくことが必要です。また、裏紙を用いた文書は、社内以外に持ち出さないようくれぐれも注意しましょう。

5.手差しトレイを使う

裏紙を使う際は、給紙カセットから給紙するより、手差しトレイを使って給紙した方が紙詰まりの確率を減らすことができます。給紙カセットに裏紙をセットするのは、紙詰まりの頻度を高めるため、あまりおすすめできません。手差しトレイにすると、コピー時の操作の手間は少々かかってしまいますが、紙詰まりのリスクを考えればそれほどデメリットとは言えないでしょう。