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コピー機のトナー(インク)を節約する6つの方法

トナーを節約する方法

コピー機で印刷するのに欠かせないものと言えば、やはりトナー(インク)が挙げられるでしょう。トナーは消耗品ですから、印刷すればするほど少なくなっていき、無くなれば交換しなければなりません。しかし、業務用コピー機のトナーは決して安くない価格です。頻繁に交換すれば、それだけコストが高くついてしまいます。コスト削減のためにもトナーの使用はできるだけ節約したいところですが、具体的にはどうすればよいのでしょうか。

今回は、コピー機のトナーを節約する方法について、詳しく見ていきましょう。

1.印刷の設定を変更する

コピー機の印刷設定に手を加えることで、トナーの消費量を抑えることができます。機種によって細かい設定方法は異なりますが、大体のコピー機には、印刷の品質を決める設定があります。印刷の品質を優先する設定では、トナーの使用量は比較的多くなり、消費を早めることにつながります。一方、品質よりも速度を優先させる設定では、トナーの消費量を抑え、節約させることが可能となります。また、印刷設定をモノクロにすることも、トナー節約には有効です。カラー印刷設定にしていると、モノクロの文書を印刷する場合でも黒以外のカラーインクが使われることがあり、トナーの消費を早めてしまうためです。印刷品質を気にする必要がなく、かつカラー印刷の必要もないという場合は、これらの操作が有効でしょう。

このほかにも、インク濃度の設定を変えることで、トナー節約につなげることができます。濃度が薄いほどトナーの消費量も減りますから、可能なだけ薄く調整するのも方法の一つです。リースコピー機でもトナーが実費である場合などは、こうした工夫が効果的でしょう。

2.必要なものはまとめて印刷する

電気の消費を考えると、コピー機を使わない時は電源をOFFにしておいた方が良い気がしますが、あまり頻繁に電源のON-OFFを繰り返すのは、トナーの節約にとってよい行為ではありません。むしろトナーの消費を早めることにつながります。

コピー機の電源を入れた時、しばらく何らかの動作を行っている機種がありますが、この動作は、少量のインクを使用してヘッドクリーニングが実行されているということです。つまり、電源を入れ直すたびにインクが少しずつ消費されているということで、頻繁な電源のON-OFFはトナーの節約にとってデメリットになるというわけです。

こうしたことから、コピー機の電源を入れている間に、なるべくまとめて印刷を行うことが重要になります。そうすることで、余計な電源入れ直しの機会が減り、トナーの消費を抑えることができます。また、あまり頻繁な電源OFFは控えることも大切です。

3.印刷サイズを小さくする

コピー機で印刷を行う時、印刷サイズが大きくなるほど、トナーの消費量も多くなってしまいます。ですので、可能な場合は1枚に2ページ分の文書を入れるなど、なるべく小さなサイズで印刷することでトナー節約につなげることができます。サイズを縮めると読みづらくなるなどの弊害があるため、こうしたことはあまり重要でない文書の時にしか行えませんが、こまめに気をつけることでトナーの消費量もかなり変わって来るでしょう。

4.インク節約機能の利用

最近のコピー機には、トナー節約を目的とした機能が、最初から搭載されていることが多くなっています。こうした機能を利用することで、トナーの消費量を少なくすることができます。トナー節約のための機能は、それぞれの機種によって呼び方は異なりますが、パネルの設定から操作することで、比較的簡単にトナーの量を調整することができます。例えば、「エコプリント」などのモードを選び、何段階かのトナー使用レベルを選定することで、通常よりも少ない量のインクで印刷することが可能になります。こうした機能は、前述の品質設定からの操作に比べ、手早くトナーの使用量を変えることができるため、非常に便利であると言えます。トナーを購入するタイプのリースコピー機では、特にメリットのある機能です。

その一方で、印刷物の濃度が薄くなりがちというデメリットもあります。社内の重要な文書や、鮮明なカラー印刷が必要な場合などには、使用は控えたほうがよいかもしれません。

5.インク節約ソフトの利用

近年では、トナーの使用量を削減できるソフトウェアというものも販売されています。パソコンにインストールすることで、いつも通り使用しながらも、設定に応じたトナーの節約が可能になります。ソフトの種類によって性能や機能はさまざまですが、最大で7割以上ものトナーの節約が可能になる製品もあります。価格も比較的手ごろな値段で手に入れることができ、インストールの手間もかからないため、導入のハードルが低いというのも、メリットの一つです。

しかしその一方で、製品ごとにトナーの節約具合にバラつきがあるという面もあります。安易に導入する前に、いくつかの製品を試してみたうえで、どれを選ぶか決めたほうがよいでしょう。無料体験版があるソフトは、そちらをまず試して見ることをおすすめします。

6.リサイクルトナーの利用

トナーの使用量を減らすのではなく、リサイクルトナーを使うことで、トナーのコストを下げるという方法もあります。リサイクルトナーとは、トナーを入れるカートリッジを再利用し、中のトナーを詰め替えることで、再び使えるようにした製品のことです。純正のトナーに比べて、値段が格安・激安であるという特徴があります。また、中身のトナー容量が、純正のものより多くなっている製品もあるため、コスト削減とトナーの節約に役立ちます。

その一方で、純正品に比べ、初期不良(印字のかすれなど)が起きやすいこと、メーカーによって品質の差があることなどのデメリットもあります。特に、海外の工場で作られた製品は質があまりよくないものも多いので、注意が必要です。また、リース契約によってはリサイクルトナーの使用ができない場合もあるので、こちらも要注意です。保守契約の一つである「キットトナー契約」は、特定のトナーを購入することと保守・メンテナンスの契約がセットになっているため、リサイクルトナーを使用すると修理費用が実費となってしまいます。この点については気をつけたほうがよいでしょう。

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