ソート機能とは

コピー機の「ソート機能」をご存知でしょうか。コピー機には、利用することで作業の工程を減らし、業務を簡略化してくれる便利な機能がたくさんついていますが、ソート機能もそうしたものの一つです。ソート機能を使う場面は、2枚以上のページがある文書を、複数部コピーしなければならないという時です。こうした場合にソート機能を使うか使わないかで、余計な作業を減らせるかどうかも変わってきます。今回は、作業の効率化を図る上でぜひ知っておきたい、複合機のソート機能について詳しく解説していきます。

ソート機能とは

コピー機のソート機能は、何枚かのページに及ぶ文書を、多数コピーする必要があるときに使う機能です。例としては、全部で10ページある文書を30部コピーする際、この機能を使用することで、効率的に印刷しまとめることが可能になります。

具体的に言うと、ソート機能を使わず前述の文書を30人分コピーする場合、ページ毎に別々に分けて30枚ずつコピーした後、人力で1部ずつ順番にまとめる、という作業が必要になります。しかしソート機能を使えば、こうした複数ページにまたがる文書を、ページの順番通り1部ずつまとめながらコピーできるようになります。人力で多くのコピーをまとめ、製本する手間と比べると、はるかに効率的で便利であると言えるでしょう。

ソート機能は、以前はほとんどの場合、オプションで別付けされていましたが、現在はあらかじめコピー機に搭載されていることが多くなっています。さらに現在では、数枚分のページを1枚に集約してまとめたり、コピー時に不要なページを削除できたりと、ソート機能もさまざまに進化し続けています。

ソート機能の使い方

ソート機能の操作は、大体以下のようなものになります。まず、まとめたい原稿をコピー機に読み取らせます。ADF（自動原稿送り装置）で複数枚の原稿を読み取らせたら、パネルでソート機能を選択し、用紙サイズや排紙の向きなどの設定を行ったあと、スタートボタンでコピーを開始します。後はコピーが済むのを待ち、排紙された用紙を確認すれば終了です。細かい操作の手順や設定項目は、それぞれの機種によって異なりますが、おおよその操作は以上のようなものです。機種によっては、1部ごとにまとめるだけでなく、ホチキス止めまで行えるものもあります。

スタック機能との違い

ソート機能と比較的混同しやすい機能に、「スタック機能」があります。ソート機能が、1頁、2頁、3頁というようにページの順番通りにまとめていく機能なのに対し、スタック機能は、原稿Aは原稿Aのグループに、原稿Bは原稿Bのグループに、というように、同種の原稿をグループとしてまとめていく機能になります。ソート機能は複数ページを1部にまとめる時に、スタック機能は別種の原稿をまとめる時に便利な機能となっています。このように、2つの機能はそれぞれ用途が違うものなので、使用時には注意が必要です。

ソート機能のメリット

ソート機能を使う利点は、やはり作業の手間が省けるという一点につきます。前述のように、ソート機能を使わず印刷する場合、まずは1枚ずつ大量にコピーし、さらにそれをページの順番にならべてまとめ、ホチキスで製本するという工程が必要になります。ページ数が多く、部数が増えるほどこうした作業の手間はかかりますから、業務もなかなかはかどりません。しかし、ソート機能を活用すれば、こうした煩雑な作業を複合機が代行して行ってくれます。残りの作業はホチキス止めだけか、あるいはそれも不要になりますから、業務の効率化という点で大きなメリットがあると言えるでしょう。