コピー機・複合機を長持ちさせる基本テクニック7選

コピー機・複合機の導入は高額な出費が伴います。ですからできるだけ長持ちさせたいというのは、どこの会社でも同じでしょう。しかしコピー機の部品は消耗品が多い上、精密機械のために、不用意な使い方をすれば故障や劣化の確率を高めてしまいます。では、どうすればトラブルを抑え、コピー機の寿命を延ばすことができるのでしょうか。今回は、コピー機を長持ちさせるためのテクニックについて詳しく解説します。

水平な場所に設置

コピー機・複合機を長持ちさせるためには、設置場所に気をつけなくてはいけません。設置した場所が傾いていたり、でこぼこした不安定な地面だと、本体内部にも偏った負荷がかかってしまいます。印字不良を起こすなどトラブルの原因となったり、部品を劣化させて交換時期を早めてしまうこともあります。

オフィス機器はほとんどがそうですが、特にコピー機は大変複雑な機構をもっています。内部には精密な駆動部品や電子部品が詰まっていますから、わずかな偏りでもどういった影響が出るかわかりません。ですから、コピー機を設置する場合には、なるべく水平で凹凸のない場所を選んで設置するようにしましょう。

エアコンの真下や加湿器側は避ける

コピー機は、湿度や温度にも影響を受けやすい機械です。湿気の強い場所や、極端に温度が低い場所などに設置すると、部品を損傷して本体の寿命を縮めることになってしまいます。例えば、エアコンの真下に設置した場合、冷風がコピー機にあたって内部に結露が生じ、部品や印刷物にダメージを与えてしまうことがあります。コピー機・複合機の内部には、ガラスやミラーといった結露しやすい部品が多く使われており、それらに水が溜まると画像処理がうまく行われず、印刷物に線が入るなどの不具合が生じることもあります。通常のビジネス文書はもちろん、デザイン関係のプリントなどでは絶対に避けたいトラブルでしょう。また、結露は錆びや腐食などで、部品を劣化させることにもつながります。同じ理由で、加湿器のそばにコピー機を設置するのもNGです。ほかにも、窓際など外気に触れやすい場所に設置するのは、コピー機を傷めやすいので避けましょう。

このように、比較的湿度や温度の影響を受けにくい場所に設置するのが、コピー機を長持ちさせる秘訣です。

主電源を落とさないようにする

実は、コピー機は主電源を落とさない方が長持ちさせられます。コピー機・複合機は、常に電源が入っている状態を前提として作られているためです。使わない時は電源を落とすという行為は、省エネやエコの観点からは良いことのようですが、コピー機の状態保持の点ではあまりよくありません。頻繁に電源を落とすと、中の部品に通電しなくなり、パーツの変形や印字の不具合、基盤の故障などを起こす可能性が高くなります。

また、前述の結露対策としても、主電源は落とさない方が有効です。現在のコピー機・複合機には、ほとんどの場合、ミラーやレンズの結露を防ぐための保温ヒーターが内臓されていますが、主電源を落とすとこのヒーターも動かなくなってしまいます。つまり、主電源を落とすと結露の危険を高めてしまうわけです。

ですので、主電源はなるべく落とさず、できるだけ節電モードやスリープモードで対応するほうが、コピー機の寿命を延ばすことにつながります。

定期的にコピー機を使う

コピー機は、使わなければそれだけ長持ちするイメージがありますが、決してそうではありません。コピー機で使われるトナーは、長い期間使わないと、固まってしまう危険があります。そのため、最低でも週一回はコピー機を使う方が、コピー機の長持ちの点では有効です。数週間コピー機を使用せずにおくと、中のトナーが固まって印字が薄くなったり、かすれたりといった不具合が起きかねません。トナーが固まると、交換の必要も生じるため、コスト的にもデメリットがあります。また、トナーは高温でも固まる性質があります。夏場日光が当たるような場所に設置するのは避けましょう。

さらに、定期的な使用は、コピー機の動作チェックにもなります。不具合のある個所の確認も兼ねて、週一回くらいの頻度でもコピー機を動かすようにしましょう。

定型外の用紙の設定に気をつける

A4サイズなど、普段コピー機で使用する定型以外の紙に印刷する場合、気をつけないとコピー機の寿命を縮めかねません。コピー機・複合機では、厚紙やはがき、封筒など定型外サイズの紙にも印刷できるようになっていますが、こうした紙に印刷する場合、きちんと設定をする必要があります。プリンタードライバーで用紙サイズ等を入力し、用紙をセットした上で印刷を行いましょう。こうした設定を誤ると、余計なトナーがコピー機の内部に残ってしまい、部品の損耗などにつながります。一方、正しく設定して印刷すればこうしたトラブルは避けられますから、コピー機を長持ちさせることができます。

なるべく純正のトナーを使う

純正のトナーを使うことも、コピー機を長持ちさせる秘訣です。トナーには純正品の他に、外側のカートリッジを再利用し、中身だけ入れ替えた「リサイクルトナー」がありますが、このリサイクルトナーは比較的不具合を起こす確率が高いと言われています。リサイクルトナーはコスト的にはメリットがありますが、コピー機を長持ちさせる上ではあまりおすすめできません。リースやレンタルのカウンター契約では自動的に純正品が使われますが、それ以外の場合でも純正品を選ぶ方が良いでしょう。

ローラーのメンテナンスをこまめにする

コピー機の寿命を延ばすためには、紙送りの給紙ローラーをこまめにクリーニングすることも大切です。コピー機を使用していてストレスを感じやすいのは、紙詰まりなどの給紙トラブルでしょう。用紙を印刷へ送るための給紙ローラーは、使用するうちに汚れが付着し、重送などの不具合を起こしやすくなります。こうしたトラブルを避けるには、こまめにローラーをクリーニングしてメンテナンスする必要があります。メンテナンスを怠ると、ローラーが劣化して交換の必要も生じるため、定期的に汚れ具合などをチェックした方がよいでしょう。こうすることで、コピー機をより長持ちさせやすくなります。特に、中古コピー機などは要注意です。