コピー機や複合機のリース契約のデメリット

オフィスに不可欠ものはいくつもありますが、コピー機や複合機も、当然その一つに挙げられます。会社を新しく立ち上げる際や、新事務所の開設、故障や古くなったために入れ替えが必要な際など、コピー機の導入が必要になるケースは、数多くあります。

コピー機の導入方法としては、新品または中古品を現金で一括購入する方法、中古品をレンタルする方法、そして、新品をリースするという方法があります。これら3つの方法には、それぞれにメリットやデメリットがあり、予定の使用期間や、使用頻度などによって最適な契約が変わってきますが、現在もっとも活用されているのは、リース契約による導入になります。

リースには、さまざまなメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。ここでは、コピー機をリース契約する5つのデメリットについて、説明していきましょう。

1.トータルコストが高い

コピー機を一括購入する場合、多額の初期費用が必要になります。数十万円～数百万にも上る費用は、資金に余裕のある会社はまだしも、起業して間もない会社や、資金繰りに余裕のない会社にとっては、用意するのは厳しいという場合も多いでしょう。リース契約の場合であれば、コピー機はリース会社が購入することになります。当然、購入にかかる費用は、全てリース会社の負担となりますから、借り手は初期費用0円で、コピー機を導入することができます。

このように、リースは初期費用がかからないというメリットがある一方で、支払いにかかる総額は、購入時よりも比較的高くつくというデメリットがあります。リース料金の内訳は、コピー機の本体価格の他に、金利やリース会社の手数料が含まれているため、月額のリース料金は安めに設定されている場合でも、トータルで見ると、一括購入より割高となってしまいます。

注意すべきなのは、月額料金が格安の場合でも、契約年数で考えると、結局購入時よりも大幅に割高になってしまう場合があるという点です。このようなことがないよう、見積もりを取る際には、料金の内訳やトータルコストをしっかり確認し、リース会社ごとに比較検討した方がよいでしょう。

2.中途解約できない

リースのデメリットとして、中途解約ができないということもあります。

コピー機の導入方法としては、リースと似た方法として、レンタルという方法もあります。両者の違いは、リースが法人のみの契約なのに対し、後者は個人との契約も可能であること、利用期間が、前者が数年間という、ある程度まとまった期間であるのに対し、後者は数日からの貸与が可能であること、前者が新品の機種から顧客が選択できるのに対し、後者は業者が選ぶことなどがあります。さらに、解約に関しても、前者が中途解約ができないのに対し、後者は可能であるという違いもあります。

リースが中途解約できない理由として、リース契約が、実質的にリース会社との金融取引であるということがあります。リース会社は、顧客の代わりにコピー機を購入し、顧客は、月額のリース料金という形で、その代金を返済する形になります。ですから、中途解約する場合は、違約金として、残りの料金を一括で返金しなければなりません。リースの途中で最新の機種に入れ替えを希望する場合は、リース契約の見直しによって対応することも可能ですが、こうした点は、リースのデメリットと言えるでしょう。

3.所有権を持たない

前述のように、リースの場合、コピー機は、リース会社が購入することになります。ですから、当然コピー機の所有権はリース会社に帰属し、顧客は、リース会社からそれらを貸与されるという形の契約になります。

コピー機を一括で購入した場合、所有権は自社にありますから、使用期間や、処分するかどうかも、自社に決定権があります。しかし、リースの場合、所有権はリース会社にあるため、使用に関しても、ある程度の制限が生じます。もちろん、コピー機を勝手に処分することはできませんし、契約期間が終了すれば、リース会社へ返却する義務があります。

実際には、契約期間が切れる前に、リース会社から契約更新（再リース）に関する知らせがあるのが通常のため、いきなりコピー機を回収されてしまうことはありません。しかし、所有権はリース会社にあるため、そういった場合も全くないとは言えません。こうした点も、比較的デメリットであると言えます。

4.審査に落ちる可能性も

コピー機のリース契約の流れは、次のようなものです。まず、リース会社に対し、契約条件を提出します。次に、会社経歴書や、財務諸表等を用意し、リース会社の審査を受けます。数日の審査を経て、リースの契約が締結されると、リース会社からコピー機メーカーへ物件の発注が行われ、メーカーやディーラーから、コピー機が顧客の会社へ搬入されます。コピー機が納入されると、メーカー・ディーラーと保守契約を結び、リースが開始されます。

このように、コピー機のリースを受ける際には、リース会社の審査を受ける必要があります。審査の基準は、リース会社によって異なるため、必ずしもリースの契約が可決されるというわけではありません。審査に落ちると、一括購入など、他の方法でコピー機を導入するか、または、別のリース会社の審査を受けるかしなければなりません。

このように、リース会社の審査には、必ず合格するという保証はありません。この点も、リースのデメリットと言えます。審査に通る確率を上げるためには、同時期に複数の会社の審査を受けるのがベターでしょう。

5.中古品は適用外

リース契約では、原則として新品の適用がほとんどのため、中古のコピー機はリースできないことになっています。中古のコピー機の導入を望む場合は、現金での購入などの方法が主になります。新品のリースには、メリットもある一方で、前述のように、支払総額は割高になってしまう可能性があるというデメリットがあります。それに比較して、中古のコピー機の場合、印刷枚数が比較的少ない場合などで長期的な利用を考えると、トータルでのコストは安くすみますから、この点は、リースのデメリットという事ができます。