コピー機の寿命のついて

コピー機はオフィス業務になくてはならない機器ですが、当然いつまでも使えるというわけではなく、他の機械類と同様に寿命が存在します。寿命と言われる時期を過ぎてコピー機を使用していると、突然故障したり、部品交換ができなくなって使用不能になる確率が高くなります。そうしたことがないように、寿命の時期が近付くとコピー機の入れ替えを検討する必要が出てきますが、それにはまず、寿命がいつ頃なのかということを知っておかないといけません。

では、コピー機の寿命とはどれくらいなのでしょうか。コピー機の使用限度を決める要因について、詳しく見ていきましょう。

1.コピー機の寿命とは

コピー機の「寿命」とは、具体的にはどういったことを指すのでしょうか。寿命という言葉からは、コピー機が一定の年数を経過すると、一律に使用不可能になるイメージがあります。もちろん、ある程度の年数を経ると内部の部品は劣化してしまうため、使用年数が重要なポイントになることは確かです。しかし、コピー機の寿命を決めるのは、それだけではありません。

もう一つ重要なポイントとなるは、「どれだけ印刷したか」という点です。コピー機に限りませんが、機械は使用すればするほど劣化していきます。印刷が主な役割であるコピー機の場合、印刷枚数が多いほど、内部部品の消耗度合いは激しくなります。消耗品であるトナーはもちろんですが、感光体ドラムや紙を送り出すローラーなども、印刷枚数が多くなるほど劣化・消耗していきますから、印刷の頻度が高いほど、コピー機の寿命は早まるわけです。

このように、コピー機の寿命を決めるのは、「使用年数」と「総印刷枚数」という2つのポイントが重要になります。それらを鑑みたコピー機の寿命は、5年ほどが大体の目安であると言われています。実際に、メーカーのサポート期間も、製造から5年間までという場合がほとんどとなっています。

2.法定耐用年数は

コピー機を始め、オフィスで使われる機器類は、会社の固定資産として償却資産税を支払う義務が生じます。減価償却資産には、それぞれ法定耐用年数が定められていますが、コピー機の場合はそれが5年間となっています。国税庁が発表している「耐用年数表（器具・備品）」によると、コピー機は「事務機器・通信機器」の欄の「複写機」にあたり、その耐用年数は5年であると明記されています。法律的に見ても、コピー機の寿命は5年ほどであると言えるわけです。もちろん、法定耐用年数が5年だからと言って、5年以上は使えないというわけではありません。これはあくまで、国が定めた減価償却の期間という事です。ですから、コピー機の場合は5年間に渡って減価償却が行われ、コピー機購入にかかった費用が分割されて、経費として固定資産税から差し引かれることになります。

コピー機導入の方法として最も多く利用されているリース契約も、契約期間が5年間というケースがほとんどとなっています。これもまた、法定耐用年数に基づいて契約期間が決められています。

3.使用枚数にもよる

前述のように、機械であるコピー機は、使用の頻度が高いほど劣化も早く進んでいきます。法定耐用年数が5年だからと言って、5年間は無条件に安心して使用できるというわけではありません。印刷枚数が多くなるほど、故障の確率は高まっていきます。機種によって異なりますが一般的には、総印刷枚数が300万枚を超えると、寿命が近い可能性が高くなると言われています。ですから、使用年数が5年に満たない場合でも、印刷枚数が300万枚に達すると、寿命の目安であると判断されることになります。

また、コピー機の機種や使い方によっても、寿命は変わってきます。コピー機は、1分間に印刷できる枚数によって性能が分かれています。会社の月間印刷枚数に応じて、印刷速度の遅い低速機か、または比較的速度の早い中・高速機を使用するかが決まってきますが、機種に合わせた適切な使い方をしていれば、寿命が早まることはありません。しかし、例えば低速機で高速機なみに大量の枚数を印刷すれば、部品に負荷がかかって劣化を早め、寿命が縮まる確率も高くなってしまいます。

その他にも、モノクロコピー機かカラーコピー機かによっても、寿命の時期は変わってきます。モノクロコピー機の場合、一般的にカラーコピー機に比べて、かなり寿命が長くなっています。

4.長持ちさせるには

それでは、コピー機をなるべく長く使用できるようにするためには、どのようにすればよいのでしょうか。コピー機の寿命を延ばすためには、まず適切な使い方をすることが大切です。上記のように、コピー機は月間の印刷枚数に合わせて、印刷速度の遅い/早いを決める必要があります。それぞれの印刷速度に応じた適切な枚数を印刷している限り、コピー機の寿命が早まることはないと言えるでしょう。しかし、前述のように性能を超えた無理な使い方を続けると、コピー機に余計な負荷がかかって寿命を早めることになります。ですから、コピー機を導入する際は、事前に1日のコピー枚数と月間の印刷数の目安を算定しておき、それに応じた機種を選ぶことが大事になります。

また、その他にも、コピー機を設置する環境に気を配ることも大切です。湿気の多い場所や汚れの多い場所、温度が高い場所などに設置すると、部品の劣化を早め、寿命を縮める結果になります。コピー機は繊細な機構を持つ精密機械ですから、扱いには注意しなければなりません。高い気温や湿度は、内部のゴムやスポンジといった部品を傷める原因となります。コピー機は、気温や湿度のあまり高くない場所、そしてほこりの少ない場所に設置しましょう。また、傾いたりぐらついたりすることのないよう、安定した場所に設置することも重要です。

さらに、メンテナンスなどの保守にも十分気を配りましょう。コピー機導入には保守契約が欠かせませんが、最低でも年に数度、きちんと定期的に訪問してメンテナンスをしてもらえる業者を選ぶよう気をつけましょう。