格安中古コピー機を選ぶ際の7つの注意点

格安の中古コピー機を選ぶ際の注意すべき7つポイント

コピー機や複合機は会社業務に欠かせない機器ですが、導入には多額の費用が発生します。新品の購入は言わずもがなですが、リースやレンタルといった方法でも、かかる費用は決して少なくありません。そこで、格安の中古コピー機購入という選択肢を考えている会社も少なくないでしょう。しかし、中古品でしかも格安の品物となれば、いろいろと注意すべき点も出てきます。ここでは、格安の中古コピー機を購入する前に注意すべきポイントについて、7つほど挙げて説明していきましょう。

1.整備状況はどうか

格安の中古コピー機を購入する際、まず気をつけたいのが、きちんとオーバーホールされているかどうかという点です。コピー機は精密機械のため、故障や不具合を起こす確率が比較的高くなります。まして中古品となれば、なおさらトラブルの確率は高まりますから、使用済みの状態のままでは、購入してもすぐに使えなくなる恐れもあります。そのようなリスクを避けるため、販売前のオーバーホールがしっかり行われていることを、きちんと確認しておきましょう。中古品の販売業者は、品物の回収時に機器の状態をチェックし、部品の交換や各部の調整などを行いますが、こうした整備が充分に行われているかどうかは、購入後の動作の安定性に関わってきます。整備が不十分であれば、故障の頻度も高くなり、業務に支障をきたすかもしれませんから、この点は十分に確認しておきましょう。

2.カウンターをチェック

格安の中古コピー機を購入する際には、カウンターの数字もチェックしておきましょう。コピー機のカウンターは、印刷を行うごとに数字が加算されていきます（1枚ごとに1つずつ）。つまり、カウンターの数字が多ければ多いほど、コピー機の使用頻度が高いということになります。格安とは言え、あまりカウンター数値の高すぎるものを購入すると、故障などのトラブルが頻発する恐れもありますから、購入時にはなるべくカウンターの数字が少ないものを選ぶ方がよいでしょう。カウンター枚数が10万枚を超えているものは、比較的要注意です。カウンター枚数は販売時に明記されていないこともありますから、購入前にきちんと確認しておくことが重要です。特に、格安の中古コピー機の場合は訳ありの品が多いというデメリットがありますから、注意が必要です。

3.保守契約

前述のように、コピー機は精密機械です。ただでさえ故障のリスクが多いうえに、使用するほど内部の部品は劣化していきますから、中古品となるとある程度のトラブルは覚悟しておかねばなりません。まして格安の品であれば、どういった不具合が起こるかわからないというリスクがあります。

こうした故障リスクへの対策として、コピー機を導入する際は、保守契約を結ぶのが一般的となっています。カウンター契約と呼ばれる保守契約は、月々のカウンター料金を支払うことで、トラブル時の修理代やメンテナンス代が無料になるというものです。こうした保守契約がない場合、故障の都度高額な修理代金を支払わなければならないというデメリットがありますから、格安の中古コピー機購入の際は、必ず保守契約への加入を忘れないようにしましょう。

4.搬入費用

格安の中古コピー機を購入する場合、必要なのは本体にかかる費用だけではありません。搬入のための輸送費についても気をつける必要があります。繰り返して言うように、コピー機はこわれやすい精密機械です。輸送や搬入の際は、細心の注意を払わなければなりません。機器の構造上、横にして運ぶことはNGなので、階段で運ぶ際は傾かないよう、まっすぐにして運ぶ必要があります。また、場合によってはクレーンで釣り上げて、窓から搬入するなどしなければなりません。こうした場合は、通常よりかなり割高な料金を請求されることもあります。一方、リースであれば、輸送や搬入などの導入にかかる初期費用は必要ないというメリットがあります。

格安の中古コピー機を購入する際は、こうした点についても気をつけたほうがよいでしょう。

5.対応OSのチェック

コピー機を使用するには、コンピューター端末との接続が必要になります。しかし、旧式OSを使用しているパソコンや、もしくは最新のOSを搭載しているパソコンだと、中古コピー機のドライバーソフトが対応していないという場合もあります。そうした場合、プリンターやスキャナーの機能が使えないことにもなりかねないので、事前に注意が必要です。格安の中古コピー機を購入する際は、あらかじめ対応するOSについてもしっかり確認しておきましょう。

6.機能やドライバーの確認

当然ですが、格安の中古コピー機購入では、どのような機能がついているかも、事前によく確認しておいた方がよいでしょう。コピーやプリンター、FAXといった基本機能は装備されていても、フルカラー印刷や両面印刷はできないということもあります。また、現在はクラウド連携機能を搭載したコピー機が主流ですが、中古品の場合、そのような機能がついていないことも比較的多くなっています。こうした点は、中古品購入のデメリットと言えるでしょう。欲しい機能が使えないということのないよう、購入の前にきちんと確認しておくことをおすすめします。

また、付属のドライバーソフトが古すぎて、パソコンにインストールできない場合もありえますから、この点についても注意しましょう。そのような場合は、メーカーサイトから最新のドライバーをダウンロードする必要があります。

7.以前のデータが残っていないか

コピー機の内部には、使用するにつれて各種のデータが蓄積されていきます。顧客リストやアドレス、電話番号といった機密情報も保存されていますから、業者に転売したり処分したりする際には、データの完全な消去が必要になります。もし、こうしたデータが残ったままの状態で中古品を購入した場合は、文書の誤送信や、最悪機密情報の漏えい・悪用といった事態も起きかねません。格安の中古コピー機を購入する際は、以前のデータが完全に消去されているかどうかも、しっかり確認しておきましょう。