地紋印字機能について

機密情報の保護は、現在企業にとって、最も大きな責任の一つとなっています。個人情報や重要機密の書かれた文書をプリントする際、それらが不正に使用されないようきちんと管理することも、機密保護には欠かせません。そうした時に便利なコピー機の機能が、「地紋印字機能」です。ゼロックスやキャノンなどメーカーを問わず現在販売されているほとんどの機種に搭載されています。重要機密の流出を防ぐのに活用したいこの機能について、今回はさまざまな角度から詳しく解説していきます。

地紋印字とは

コピー機や複合機の地紋印字とは、プリントされたオリジナルの原稿、あるいはそれをコピーしたものに、不正コピーを防止する文字列を隠して印刷できるという機能です。例えば、証明書や契約書といった不正コピーを防ぎたい書類をプリントする際、コピー機で地紋印字設定をすることで、その文書が二次コピーされた時に不正使用をけん制する文字を表出させることができます。具体的には、地紋印字設定された文書を二次的にコピーすると、印刷部分の背景に「コピー禁止」や「社外秘」、「持ちだし禁止」、「COPY」、「偽造」などの、不正使用を防止する文言が浮かび上がるという仕組みです。こうした地紋は、オリジナルの原稿では見えにくいようになっており、それらを二次コピーした場合のみ可視化されるようになっています。これによって、重要な文書が社外に流出したり、不正に使われることを防ぐことができます。

地紋印字の仕組み

地紋印字の仕組みは次のようなものです。地紋印字設定をしてプリントされた原稿には、「隠し文字列」が印刷されていますが、この状態ではほとんど目立たないようになっています。これは、隠し文字を「大ドット」で描き、その周りを「小ドット」の模様で覆うことで、文字列を目立たなくしているためです。しかし、二次コピーを行うと、この小ドットで描かれた部分をコピー機が読み取れず、大ドット部分だけが残されることになります。こうして、以前は見えなかった「コピー禁止」などの文字が見えるようになるわけです。

地紋印字を使うケース

地紋印字機能を使う例としては、社内の重要文書や機密文書、契約書や証明書、顧客名簿といったものから、病院の処方せんやクーポン券などといったものが挙げられます。不正にコピーされ、使用されることを防ぎたい文書に、幅広く利用することができます。

地紋印字のメリット

地紋印字機能のメリットは、やはり機密文書の不正コピーや使用を防止できるということにあります。近年は企業の情報漏えい事件が盛んに報道されるようになり、機密保持の重要性がますます強く叫ばれるようになっています。顧客情報や会社の重要機密が一度外部に流出してしまうと、顧客や自社が被る被害の大きさは計り知れません。また、自社に対する社会的な信用も下降し、再び信頼を取り戻すのに、多くの時間と労力を費やさねばならなくなります。そうした被害を防ぐためにも、流出を防ぎたい文書に地紋印字を施すことで、情報漏えいなどのリスクを減らすことができます。こうした点は、地紋印字の最大のメリットと言えるでしょう。

地紋印字のやり方

操作法は各機種によって異なりますが、コピー機での地紋印字のやり方は、大体以下のようなものです。まず原稿を読み取り面に置き、コピー機のパネルで「地紋印字」を選び、ボタンをプッシュします。次に、背景に埋め込みたい文字列を選びます。文字列は、あらかじめ設定してあるものか、あるいは任意で入力することもできます。使用頻度の多い文言は、入力して登録しておくことも可能です。他にも、日付や管理番号、シリアル番号やIDといったものを埋め込むこともできます。さらに、書式や地紋の濃度などの設定を行い、OKボタンを押した後、コピーを開始すれば、地紋印字がほどこされたコピーが出力されます。