紙詰まりの主な7つの原因と解決法

複合機・コピー機を使用していて最も起こりやすいトラブルの1つに、「紙詰まり」が挙げられます。大量のコピーを実施しているときなどに紙詰まりが発生すると、業務が遅れてしまう上に、コピー機も使えなくなってしまいます。比較的簡単に対処できるものはまだしも、なかなか取れないような紙詰まりは、下手に対応すると事態を悪化させかねません。そうした場合、プロの業者を呼んで対応してもらうしかなくなりますから、ますます業務に支障が生じてしまいます。

そうした紙詰まりが起こる原因には、どのようなものがあるのでしょうか。原因を知ることで、あらかじめ紙詰まりを起こさせないような処置を講じることができます。ここでは、日ごろコピー機の紙詰まりに悩まされているという会社のために、考えられる紙詰まりの主な原因について、7つのポイントを挙げて説明していきましょう。

1.給紙トレイに異物が混入

コピー機でコピーをするには、給紙トレイに紙を入れなければいけません。用紙が正しくセットされていれば、紙詰まりの心配はそれほどありませんが、給紙の仕方に問題があれば、紙が詰まりやすくなります。例えば、給紙トレイに紙屑やゴミなどが入り込んでいる場合などは、高い確率で紙詰まりが起きやすくなります。給紙トレイに用紙をセットする際は、異物の混入がないかきちんと確認しておきましょう。また、紙が詰まった際は給紙トレイに異物がないかチェックしてみて、発見したら取り除いておきましょう。

2.対応していない用紙を使用

コピー機に対応している用紙以外の紙を使うのも、紙詰まりの原因となります。一般の普通紙であれば、トラブルが起きる確率は比較的低いでしょう。しかし、表面がコーティングされている用紙や、すでに印刷済みの用紙などを用いてコピーを行うと、紙が詰まる確率が高くなります。コピー機を使う際は、使用可能な用紙の種類をきちんとチェックしておきましょう。それ以外の紙を使うと不具合が起きやすいため、注意が必要です。

3.用紙ガイドのずれ

コピー機の給紙トレイに用紙をセットする際は、用紙のサイズに合わせて用紙ガイドを設定する必要があります。この用紙ガイドがコピー用紙のサイズに合っていないと、紙詰まりが起こる原因となってしまいます。例えば、A4サイズからB5サイズに変更するなど、用紙が小さくなる場合に用紙ガイドをそのままにしておくと、紙が詰まる確率が高まります。また、用紙ガイドを絞めつけ過ぎていても、紙が詰まってしまう場合があるため、注意が必要です。給紙トレイに紙をセットする際は、必ず適度な位置にガイドを設置するよう気をつけましょう。

4.用紙の量が適切でない

コピー機の給紙トレイに紙が多すぎると、紙詰まりの原因となってしまいます。用紙を入れ過ぎている場合、一度に複数の紙を送り出そうとするため、紙が詰まりやすくなります。コピー用紙は、給紙トレイの上限を超えないように気をつけましょう。また、用紙の量が極端に少なくても、紙が詰まりやすくなります。用紙の残量が少なくなったら、その都度用紙を供給するよう注意しておきましょう。

5.湿度が高い

紙は湿気を含みやすいという特徴があります。ですから、湿度が高いと紙が水分を吸ってふくらみ、紙詰まりの原因となる危険が高まります。梅雨や夏など、湿度が高くなりがちな季節は、室内の湿気対策を怠らないようにしましょう。給紙トレイの隙間に、乾燥材を入れておくのも除湿の上で有効です。また、コピー機の横などに、封をやぶいたコピー用紙をそのまま放置しておくのはよくありません。紙が室内の湿気を吸い込んでしまいますから、湿気の少ない場所に保管するなどの注意を払うようにしましょう。

6.乾燥しすぎている

湿度が多いのとは逆に、乾燥しすぎていても、コピー機が紙詰まりを起こす原因となってしまいます。湿度が極端に低い場合、静電気が発生しやすくなり、紙同士がくっつきがちになります。すると、同時に複数の紙を送り出そうとするため、紙が詰まってしまうわけです。特にコピー機は、感光体ドラムやトナーなど帯電しやすい部品が多くありますから、なおさら静電気の影響が強くなります。

静電気による紙の詰まりを防ぐには、室内の湿度を適度に保つことが大切です。また、用紙をセットするときに、紙をパラパラとめくってくっつきを防止するようにしましょう。紙の隙間に空気を入れることで、静電気を防ぐことができます。さらに、静電気防止用のスプレーや、除電器などのグッズを利用するのも効果的です。冬場などの乾燥しやすい季節には、こうした対策を取ることで、紙詰まりを防止しやすくなります。

7.ローラーが汚れている

コピー用紙は、給紙トレイの一方にあるローラーが回転することにより、一枚ずつ印刷に送られていく仕組みになっています。しかし、このローラーが汚れていたり、長年の使用で摩擦力が落ちるなどしていると、紙がうまく送られず、コピー機が紙詰まりを起こす原因となってしまいます。給紙ローラーは常に紙と接しているため、紙の汚れがつきやすくなっており、こうした不具合が比較的よく起こります。

ローラーの摩擦力を保つには、ローラーを清潔に保つことが大切です。ローラーに紙の汚れなどが付着した場合は、アルコールをつけた布で丁寧にふき取りましょう。汚れを取ることで摩擦力が復活し、給紙もスムーズに行われるようになります。清掃しても摩擦力が戻らない場合は、経年劣化が進んでいるため、ローラーの交換が必要になります。

8.用紙設定が間違っている

パネルで設定した用紙のサイズと違う紙が給紙されていると、紙詰まりを起こす原因となります。給紙トレイに入っているコピー用紙と、パネルで設定した用紙が一致しているかどうか、しっかり確認しておきましょう。また、用紙の向きが違っていても紙詰まりを起こしてしまいます。パネルの設定と用紙のサイズ、向きが同じになるよう注意しましょう。社内で年賀状などの印刷を行う際は、こうしたトラブルが起きやすくなります。コピー機のプリンタードライバーの設定などもよく確かめ、印刷を行うようにしましょう。