コピー機の入れ替え・買い替えの4つのメリット

リースコピー機を数年使用してくると、直面するのが契約満了後の問題です。再リースによって同機種の使用を継続する方法や、コピー機をリース会社から買い取るという方法もありますが、もっとも一般的で、メリットが多いのがコピー機を入れ替え・買い替えるという方法です。今回は、コピー機の入れ替え・買い替えのメリットについて解説していきましょう。

最新機種が使える

コピー機や複合機を入れ替え・買い替えするメリットの一つは、「最新機種が使えるようになる」ということでしょう。レンタル契約の場合、コピー機はレンタル会社の在庫にある、中古の機種から選ばれることになりますが、リースの場合は異なります。リース契約は、借り手がリース会社に購入を代行してもらうサービスであり、リースされるコピー機は、基本的に借り手の要望に応じて最新機種から選ばれます。つまり、リース契約を組み直すごとに、借り手の要望が反映された、最新機種のコピー機が導入できるというわけです。

コピー機は性能の進化が速く、印刷の品質、スピード、省エネ機能やセキュリティ機能、操作性など、わずか数年で各機能が見違えるように変化することが少なくありません。特に最近では、クラウド機能を搭載した情報管理システムや、フィニッシャーを用いたホチキス止めなどの製本機能といった、業務効率を格段に向上させる機能も増えています。これらの性能や機能のアップにより、より快適で効率のよい作業が可能になります。また、性能面ばかりでなく、節電やトナー節約などの機能も年々向上していますから、コスト面でも旧機種よりメリットが見込めるでしょう。

故障が少ない

最新機種に入れ替え・買い替えを行うと、故障の心配が少なくなるというメリットもあります。コピー機の法定耐用年数は5年で、その年数を過ぎると、故障やトラブルの確率が比較的高くなります。コピー機は精密機械で、各部に電子部品や、複雑な駆動部品が使われていますから、長期間使用すれば、それらが経年劣化を起こすのは仕方ありません。現在のコピー機は、耐久性が向上する傾向にあるものの、やはり5年が安心して使える目安であるのは間違いないでしょう。それまであまり不具合などがなかったことから、再リース契約や、買い取りによって同機種の使用を継続する場合もありますが、安定性の面からはあまりおすすめできません。5年目以降のコピー機は、紙送りローラーの劣化による紙詰まりや、印字のかすれなどの不具合といったものが多くなると予想されます。こうしたことが頻繁に起きるようになると、業務に支障をきたすおそれもあります。

さらに、コピー機の入れ替えは、保守の面でもメリットがあります。旧機種を何年も使い続けると、交換用の部品の供給がなくなる可能性も出てきます。そうなると、最悪修理不能ということになり、やはり業務を停滞させてしまうでしょう。新機種に入れ替えることで、こうした心配はなくなりますから、安心して業務に取り組めるようになります。

保守契約の再交渉ができる

さらにもう一つのメリットが、「保守契約を結び直すことで価格交渉できる」という点です。コピー機は、前述のように精密機械であり、比較的故障しやすい機器です。中には、専門家による修理でなければ対応できないというトラブルも少なくありません。そうした場合に、メンテナンスのプロが出張して対応してくれるサービスが、保守契約です。保守契約は、コピー機を導入する際には不可欠なもので、業務用のコピー機を導入する場合、ほとんどが「カウンター契約」という保守契約を結ぶようになっています。そして、リース契約の組みなおしによってコピー機を入れ替え・買い替えると、保守契約も改めて契約しなおさなければなりません。

カウンター契約とは、印刷一枚あたりの単価に従い（モノクロ何円、カラー何円といったぐあい）、月に印刷した枚数（カウンター）ごとに料金を支払うというシステムです。当然、カウンター料金は印刷単価が低いほど、毎月の金額を抑えることができます。印刷単価は保守契約を結ぶ際に決められていますが、場合によっては交渉によって下げることも可能です。前回の契約が、カウンター枚数に比して単価が高いと感じた場合は、新たな契約時に交渉してみるとよいでしょう。

リース料金の見直しができる

カウンター料金だけでなく、リース料金自体も交渉によって引き下げることが可能です。リース料金は、コピー機の本体価格に、リース料率をかけた値段で算定されます。本体価格を下げるのは容易ではありませんが、リース料率に関しては、新規にリース契約を結ぶ際に交渉で下げることもできます。ですから、コピー機を入れ替え・買い替えする際は、リース料率に関して販売会社やリース会社に相談してみましょう。場合によっては、以前の契約より低く設定できるかもしれません。特に、毎月の印刷枚数が多く、カウンター料金が高いという場合には、リース料金も交渉によって下げられる可能性が高くなります。また、リース料率は契約期間や、借り手の経営状況によっても変わってきます。一般的に、契約期間が長くなるほど低くなり、また会社の経営状況が安定しているほど低く設定できるという特徴があります。この点に関しても、契約の際は考慮しておきましょう。

まとめ

以上のように、コピー機や複合機を入れ替え・買い替えすることにより、さまざまなメリットを受けることができます。最新機種は性能も高く、故障の心配もほとんどありません。印刷の質も向上しますから、業務上のメリットは非常に大きいと言えるでしょう。また、コスト面においても、リース料金や保守料金を交渉によって下げることも可能ですから、ランニングコストの削減につながります。さらに、コピー機本体の価格に関しても年々下がる傾向にあるため、契約を組み直すことで、同じ性能の機種を旧契約より安く抑えられる可能性もあります。こうしたことから、やはり同じコピー機を使い続けるよりも、定期的に入れ替え・買い替えするほうが多くのメリットがあることは間違いないでしょう。