複合機・コピー機のPC-FAX送信について

複合機・コピー機が進化を続ける中、さまざまな便利な機能が付加されるようになっています。FAX機能はもちろん複合機に必須の機能ですが、それについても現在は、「PC-FAX送信機能」として新たな進化を遂げているのです。FAXの際、従来のように一度プリントする必要がなくなるというこの機能、詳しくはどのような特徴があるのでしょうか。今回は、コスト削減や業務の効率化に大きなメリットのあるPC-FAX送信機能について、さまざまな角度から説明していきます。

PC-FAX送信とは

複合機・コピー機のPC-FAX送信とは、FAXを送る際に、パソコンの操作だけで直接送ることができるという機能です。従来のFAXでは、一度プリントアウトしたものをスキャンして送信する必要がありましたが、このPC-FAX機能では印刷のプロセスを省き、パソコンの作業だけで済ませることができます。

PC-FAXはパソコンからFAXできるため、インターネットを通じて送信しているイメージがありますが、あくまでも電話回線を通じた送信になります。プリントのプロセスを省略することにより、コスト削減や業務の効率化が計れます。

PC-FAX送信のメリット

PC-FAX送信機能のメリットは、プリントの手間を省くことで、用紙の節約やコストの削減ができるという点にあります。

毎日の業務において、消費されるコピー用紙の量は決して少なくありません。無自覚に消費していては、用紙もすぐになくなってしまうでしょう。コピー用紙はそれほど高くないとは言え、頻繁に購入すれば、それだけコストはかさんでしまいます。PC-FAX送信機能は印刷の必要がありませんから、その分コピー用紙を節約することができ、コスト削減につながります。それだけではなく、印刷の必要が無いことにより、トナー・インクも節約することが可能です。トナーもコピー用紙同様消耗品ですが、価格はコピー用紙よりはるかに高額になっています。つまり、トナーの消費を抑えることによって、それだけコスト削減が見込めるというわけです。

また、PC-FAX送信機能は作業を簡略化し、業務の効率化を図れるというメリットもあります。従来のように、原稿を一度プリントし、それをFAXするのでは、時間も手間もかかってしまいす。一方、PC-FAX送信機能を利用すると、パソコンからダイレクトでFAX送信命令を出すことができます。FAXのためにわざわざ席を立ったり、時間を使う必要がなくなりますし、送信内容に誤りがあっても修正してすぐに送り直すことができますから、業務の効率化という点では非常に利点が大きいでしょう。仕事が立て込んでいる場合などは、特に便利な機能であると言えます。

PC-FAX送信のやり方

PC-FAX送信機能のやり方は、ゼロックスやキャノンなど複合機・コピー機の機種によって違いますが、一例を挙げると、次のようなものになります。まず、PC-FAXドライバーをパソコンにインストールしておきます。実際にFAXする際は、まず、ワードなどのソフトで原稿を呼び出し、ファイルメニューから「印刷」を選択します。次に、「プリンター名」で使用するPC-FAX用のプリンターを選び、OKをクリックしましょう。すると、PC-FAX用の入力画面が表示されます。画面に送信先の番号を入力し、「送信」ボタンをクリックすれば、FAXがスタートします。よく利用する送信先の番号をアドレスに登録しておけば、番号を入力する手間を省くこともできます。これらの手順は、前述のように機種やOSによっても異なるので、ユーザーズガイドに従って操作してください。