レンタルコピー機のデメリット

コピー機や複合機を会社に入れる際、どのような形で導入するかという点で、頭を悩ますことも多いでしょう。新品や中古のコピー機を、現金で一括購入というのは限られたケースで、ほとんどの場合はリースかレンタルかで迷うということが多いのではないでしょうか。

コピー機のリース契約とレンタル契約は、どちらも他社の所有になる機器を借り受けて、それを使用するという形態になります。一見似た契約に見える両者ですが、実際は異なる点が多く、使用状況によって、メリットやデメリットも生じてきます。安易に契約を結ぶ前に、さまざまな点をよく検討した上で、どちらを選ぶべきか考えた方がよいでしょう。そのためには、両者の契約の特徴を知っておく必要があります。

ここでは、コピー機のレンタル契約を考えている際、知っておくべきいくつかのデメリットについて、5つのポイントを挙げて見ていきましょう。

1.機種が限定される

まず、レンタル契約の場合、コピー機の機種が限定されるということがあります。レンタルでは基本的に、機種は中古品のみの貸し出しとなっています。これは、実質的に、顧客の代わりにリース会社が新品のコピー機を購入し、顧客は分割で料金を支払う仕組みのリース契約と異なり、レンタルは業者が持つ在庫品から貸し出されるためです。リース契約は、顧客は中途での解約ができず、所定の費用を必ず支払う義務があります。これによって、業者の利益が担保されるため、新品の貸し出しが可能なわけです。さらに、機種の選択も、顧客側が行うことができます。これに対して、レンタルは解約が可能なため、基本的に新品の貸し出しはできません。機種の選定も、業者側が行うのが通常です。

このように、中古コピー機機種しか使えないということは、かなりのデメリットと言えます。中古品は故障のリスクも高く、性能も限られますから、業務に支障をきたす恐れも比較的高くなります。こうした点は、契約を結ぶ前にしっかり考慮しておいた方がよいでしょう。

2.所有権がない

コピー機の所有権がないというのも、レンタル契約のデメリットの一つです。コピー機を購入した場合は、当然所有権は自社にありますが、レンタルの場合、購入したのは業者側ですから、所有権も業者が持つことになります。所有権がないことによって、固定資産税の支払い義務や、もろもろの事務手続きを免れるというメリットがある一方で、不利な点もあります。

まず、所有権は業者側にあるため、契約期間が終了すると、コピー機は必ず返却しなければなりません。レンタル期間を延長することは可能ですが、それを怠ると、業者に一旦返却しなければならなくなるため、業務に支障がでる可能性もあります。こうした手間が生じるのも、レンタルの難点と言えるでしょう。

3.月額料金が割高

コピー機のレンタル契約の場合、リース契約に比べて、月額料金が割高になりがちというデメリットがあります。

リースは前述のように、原則として中途解約できない契約となっています。これも前述のように、リースは実質的に、業者に購入を肩代わりしてもらうという方法のため、顧客は業者に対し、所定の金額を返済する義務があります。逆に言うと、業者としては、顧客が契約期間を全うし、料金を確実に払ってもらえるという前提があるため、安全が担保されることになります。そのため、レンタルよりも比較的安い月額料金で、コピー機を貸し出すことができるわけです。

これに対して、レンタルでは中途解約が可能という契約となっています。このため、業者はいつ契約を解除されるかわからないというリスクを負うことになりますから、リースに比べて料金が割高に設定されることが多くなっています。こうした点も、契約する前にしっかり考えておいた方がよいでしょう。

4.搬入搬出費がかかる

レンタル契約では、搬入搬出費という形で、初期費用が必要となっています。この点もデメリットの一つに挙げられます。

また、コピー機を設置する際は、必ず専門の業者に依頼する必要があります。コピー機は精密機械のため、素人が搬入・設置することは、故障や破損のリスクが高くなってしまいます。また、パソコンとのネットワーク接続やプリンターの設定など、各種の専門的な技術が必要なため、指定の専門業者が行うことが通常です。

こうした搬入や設置に関する費用は、自社でコピー機を購入する際にはもちろん、レンタルで導入する際にも必要となります。リース契約の場合は、リース料金に含まれることも多く、これら導入にかかる初期費用が無料になる可能性が高くなります。しかし、レンタルではそうした仕組みがないため、顧客は実費で導入費用を支払わなければなりません。また、契約期間が終了し、コピー機を撤去する際にも、やはり費用が必要になります。こうした搬入搬出費は、業者によって価格は異なるものの、高い場合、数万円以上になることもあります。この点についても、見積もりを取る際によく注意しておきましょう。

5.メーカーメンテナンスができない

リース契約の場合、メーカーによる保守契約が受けられますが、レンタルの場合は、販売店や、認定を受けた業者が請け負うことがほとんどとなっています。この点もデメリットの一つと言えるでしょう。

リースの場合、前述のように、新品のコピー機の貸与が基本となっています。このため、保守に関してメーカーのメンテナンスを受けることが可能になります。しかし、これも前に触れたように、レンタルの場合は中古のコピー機の貸し出しが基本となるため、メーカーのメンテナンスが受けにくくなっており、ほとんどの場合で、上記の様な認定店などの保守契約が主となっています。

保守業者によるメンテナンスの場合、業者によって技術の差があるという面や、カバーするエリアが狭く、対応に時間がかかってしまうという面があります。コピー機の不具合は、業務に重大な支障を生みかねませんから、こうした部分はデメリットであると言えるでしょう。

また、メーカーによる保守契約が受けられた場合でも、料金が割高になる傾向があるというのも、注意すべき点の一つです。