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親展プリント機能(セキュリティープリント)

機密文書の漏えいリスクも回避できる親展プリント機能

重要な機密情報が記載された文書は、なるべく他の人の眼には触れさせたくないところです。外部の人間はもちろん、同じ会社の人間であっても、他の部署の人には見せたくないという文書もあるでしょう。しかし、そうした文書をコピー機や複合機で印刷する際、つい出力したものを放置してしまうこともあり、そのような場合は情報流出の危険が高くなってしまいます。コピー機の「親展プリント機能」は、そうした危険を避けるための機能です。今回は、この親展プリント機能について詳しく解説していきます。

親展プリントとは

コピー機の親展プリント機能とは、プリントしたい文書を他人に見られたり、他の出力文書に紛れさせないよう、コピー機での操作を経て出力させるようにする機能のことです。コピー機でのプリント出力は常に行われているので、自分が出力した文書の上に他人の文書が重なり、少し時間が経つと、目当ての文書がどこにあるのか分からなくなってしまうこともあります。また、そうやって他の文書に紛れた自分の文書が、他の人に持ち去られてしまうこともあり得ます。他人に見られても構わないような文書であれば、もう一度プリントすれば大丈夫ですが、機密性の高い文書の場合は問題です。親展プリントは、そうした他人に見られるのは避けたい文書をすぐにプリントするのではなく、一旦コピー機にデータを蓄積させ、コピー機での操作を経ることで出力するという機能になります。これによって、機密性の高い文書を紛失したり、他人に見られることなくプリントすることが可能になります。パソコンから印刷指示が出た文書は、その時点では出力が保留され、パネル上でパスワードなどを打ち込むことによって印刷される仕組みですから、情報流出のリスクを格段に減らすことができます。こうした機能は多くの機種に備わっており、ゼロックスでは「セキュリティープリント」やリコーでは「私書箱プリント」などとも呼ばれています。

親展プリントのメリット

親展プリント機能の利点は、重要な機密情報の流出を防げるという点にあります。この機能によって、大切な情報が記載された文書を放置したり、持ち去られてしまうリスクを無くすことができます。仕事が重なっていると、プリントした文書をついそのままにしてしまい、出力文書がたまっていって、自分のプリントがどこにあるのか分からなくなるということもあるでしょう。また、他の人が知らずに持ち去ってしまう場合もあり得ます。前述のように、見られても差し支えない文書であればまだしも、人事に関する情報や、顧客情報が記載された文書などの場合、重大な問題に発展しないとも限りません。外部の人間も使用できる環境のコピー機や複合機では、特にそうしたリスクが高くなるでしょう。それに対し親展プリント機能を使うことで、重要な文書を放置せずに済み、情報漏えいのリスクを最小限にとどめることが可能になります。こうした点は、この機能の一番のメリットと言えるでしょう。

親展プリントの操作

親展プリントの操作法は、次のようなものです。まず、印刷したい文書のプリント指示を出す際に、パソコン側でパスワード(暗証番号)を設定しておきます。プリント指示の出された文書データは、コピー機側で一旦蓄積・保留された状態となるため、すぐに席を立てない場合でも、重要文書が誰かに見られる心配がありません。手すきになったら、コピー機側で正確なパスワードを打ち込むことで、ようやく文書が印刷されることになります。また、機種によっては、自分の「私書箱」を設定し、その中にプリントしたい文書を振り分けておいて、コピー機の操作で印刷するというものもあります。

知っておくと役立つコピー機や複合機の基礎知識

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