集約コピー機能について

多くのコピー機に付いていて、さまざまなコスト削減に役立つ機能が「集約コピー機能」です。2枚分の文書を1枚にまとめたり、4枚分を1枚にまとめるなどできる機能ですが、具体的にはどのような働きやメリットがあるのでしょうか。うまく活用することで大きな利益が得られる集約コピー機能について、詳しく説明していきましょう。

集約コピー機能とは

コピー機の集約コピーとは、複数の同じサイズの文書を、1枚の用紙にまとめて印刷できる機能のことです。例えば、同じA4サイズの2枚の文書を、1枚のA4用紙に縮小してプリントしたり、A3サイズの用紙にまとめてプリントすることができます。リコーでは「集約印刷」、ブラザーでは「割り付け印刷」などと呼ぶこともあり、複合機によってはこうした機能が付いていないものもあります。2枚の文書を1枚に集約する2in1、4枚の文書を1枚に集約する4in1の機能などが一般的です。また、片面だけでなく、両面を使った集約コピーが可能な場合もあります。こうした機能は、コピー用紙の削減やトナー節約効果が見込めるため、コピー機の使用に伴うコストの削減につながります。

集約コピー機能のメリット

集約コピー機能のメリットには、前述のように、コピー用紙やトナーの消費を抑える節約効果が挙げられます。コピー機使用にかかるコストは決して小さくありません。コストを減らせる部分は、可能な限り減らしたいというのが、多くの企業が望まれていることかと思います。特に、トナーの消費量や、印刷量に伴うカウンター数値は、できるだけ少なく抑えたいところです。トナー購入にかかる費用は高額であり、またコピー機の保守契約である「カウンター契約」では、毎月の印刷カウンターに応じた料金を支払う義務があるためです。そうした時に便利な機能が、トナーセーブモードやこの集約コピー機能であるというわけです。

2枚の文書を1枚に集約する2in1の機能を使えば、用紙の使用量は二分の一で済みますし、カウンターの数字も1枚分減らすことができます。さらに両面集約の機能を使えば、4枚を1枚にまとめることができ、4in1に両面集約を加えれば、8枚分を1枚にすることが可能となります。これは用紙節約の上でも、カウンター数値を抑える上でも、大きなメリットがあるといえるでしょう。もちろん、トナーの使用量削減にも効果がありますし、印刷の機会が減ることで、電力削減にも効果が期待できます。このように、集約コピー機能を活用することで、コスト削減にかなりのメリットがあるのは間違いありません。他にも、1ページで多くの情報が得られる、紙が少ないので持ち運びや収納に便利、といったメリットもあります。

集約コピー機能のデメリット

一方、集約コピー機能にも多少のデメリットがあります。サイズを縮小して集約コピーをする場合、文字も縮小されるため、文が読みづらくなってしまうという点は否めません。大きな用紙に印刷する方法もありますが、紙が大きくなると扱いづらいというデメリットも生まれます。また、取引先や顧客に提出する文書などでは、使用が適さない場合もあるでしょう。

集約コピー機能のまとめ

このように、コピー機の集約コピー機能は、コピー用紙やトナー、カウンター数値や電力といった、コピー機使用に伴う各種のコストを削減する効果が見込めます。集約コピー機能を活用することで、通常よりも比較的安いコストでコピー機を使用することが可能になるでしょう。また、文書や資料がすっきりして、扱いやすくなるという長所もあります。これらの効果は環境にとってもメリットがありますから、社会的にも利益は小さくないと言えるでしょう。