コピー機のリース料金を格安にする方法

コピー機・複合機を導入する際に一番よく使われる方法が、「リース契約」です。これは月々のリース料金を支払うかわりに、リース会社からコピー機の貸与を受けるという契約になります。高額なコピー機を自腹で購入する必要がなくなりますが、そこで多くの会社が考えるのが、「どうすればリース契約を安く抑えられるか」ということでしょう。リース契約の費用を格安に抑えられれば、コスト面のメリットは少なくありません。では、実際に安く抑える方法はあるのでしょうか。今回は、その点について詳しく解説していきたいと思います。これから契約を結ぼうと考えている会社はもちろん、現在のリース契約をもっと安くしたいと考えている会社も参考にしてみてください。

コピー機のリース契約とは

まず、コピー機・複合機のリース契約とはどんなものかについて見てみましょう。コピー機は会社業務に必須の機器ですが、非常に価格が高いため、現金で一括購入できる会社は限られます。そこで一括購入するのではなく、販売代理店が購入した機器を、毎月リース料金を支払うことで一定期間貸与を受け、使用するというのがリース契約になります。

メリットはいろいろありますが、まず第一に、高額な初期費用を支払う必要がない、という点が挙げられます。前述のように、コピー機は非常に価格の高い機器です。機種によって値段には幅がありますが、新品であれば数百万円というものも少なくありません。そうした費用を簡単に出せる会社は多くありませんし、これから会社を起こそうと準備している場合であれば、なおさらでしょう。それに比較してリース契約は、毎月リース料金を支払う必要はありますが、一度に多額の費用を用意する必要はありません。

また、リース契約で借り受けたコピー機はリース会社に所有権があるため、納税などの義務がなくなるというメリットもあります。固定資産税の支払いにまつわる、面倒な事務作業なども必要なくなるため、会社業務としてはかなり楽になると言えます。ほかにも、動産保険が付保されているため、不慮の事故で破損した場合も補償が受けられるというメリットや、リース料金を経費扱いにできるなどのメリットなどもあります。

さまざまなメリットがある一方で、デメリットも存在します。中途解約ができない、所有権がない、契約前に審査があり、場合によっては通らないこともあるなどのデメリットが挙げられますが、もっとも大きいのは、支払い総額が一括購入より高くついてしまうという点です。リース料金には本体価格だけでなく、金利や税金、手数料などの料金が含まれているため、総額では割高となってしまうのです。これはリース契約を成り立たせるためには仕方のないところですが、顧客としてはなるべく、リース料金を格安に抑えたいところでしょう。そのためには、契約時に見積もりをしっかりチェックするなどの注意が必要になります。

リース料率が下げられる会社で契約する

では、具体的にどうすればリース料金を格安にすることができるのでしょうか。リース料金を下げるには、どの販売代理店で契約するかという点が重要になってきます。コピー機・複合機のリース料金は、本体価格にリース料率をかけた金額で決定されます。本体価格にも差がでますが、リース料率は代理店ごとにそれぞれ異なっています。リース料率が比較的高額な代理店もあれば、それよりずっと安い料率の代理店もあります。つまり、なるべくリース料率の安い代理店で契約することで、リース契約のコストを下げることができるわけです。これは、複数の代理店から見積もりを取ることで確認することもできますが、交渉によって下げることも可能です。例えば、販売台数が多い代理店ほど、リース料率の融通も利きやすいという特徴があります。このような店であれば、交渉によってリース料金を下げることも可能でしょう。

メーカーからたくさん仕入れている会社で契約する

先ほど本体価格にも差がでますと述べましたが、販売会社によっては、他よりコピー機や複合機自体の価格を安く抑えているところもあります。例えば、コピー機を毎月多く仕入れている代理店などは、交渉によってメーカーから卸額を安値にしてもらうこともできます。その場合、リースの本体価格も格安に設定できるようになりますから、リース料金も比較的割安になるというわけです。こうしたように、毎月の販売台数が多く、コピー機の仕入れ数も多い代理店ほど、リース料金が下がりやすいということが言えます。

リース契約を入れ替える

コピー機・複合機のリース契約を格安にする方法は、契約時にリース料金を下げることばかりではありません。契約途中でリース契約を入れ替えることでも、コストを下げられる場合があります。特にリース契約が残り2年以下になった場合、リースを乗り換えることで、今よりコストを割安にできるかもしれません。

具体的には、まず現状のランニングコストと、残りの契約期間で総額どれだけの費用が必要かを計算します。月々のランニングコストは、毎月のリース料金と保守料金（カウンター料金）を計算することで求められます。これらは請求書をチェックすれば、比較的簡単に割り出せるでしょう。残りのリース料金の合計と支払い回数については、リース会社に問い合わせることで確認できます。こうして残りのコストを計算した後は、新規のリース契約をチェックし、先に割り出したコストと照らし合わせます。場合によっては、現在のリース料金の支払いと、新しいリース料金プラス保守料金を合わせても、現行のコストより割安になることがあります。リース契約は中途解約が認められていませんが、リースの入れ替えについては禁じられていません。ですので、こうした場合は契約を乗り換えたほうが、トータルコストを抑制することができます。

カウンター料金を下げる

リース契約を格安にする方法ではありませんが、前述のように、コピー機・複合機のリース契約のランニングコストは、リース料金と保守料金（カウンター契約）から成り立っています。つまり、カウンター料金を下げることでも、毎月のランニングコストを格安に抑えられるわけです。毎月のカウンター契約の料金は、印刷一枚あたりの単価によって変わってきますから、まずはこの単価を交渉でなるべく下げることが大事です。月間印刷枚数が多い会社ほど、1～2円ほどの値引きで総コストはかなり変わってきますから、この点も重要なポイントになります。