メーカーメンテナンスと自社メンテナンスの違い

複合機・コピー機を会社に導入する際、どうしても必要になるのが「保守契約」です。壊れやすい機械であるコピー機は、必ずメンテナンスや修理の必要が生じるため、導入時に必ず保守契約を交わしておかなければなりません。保守には2種類の体制があり、一つは「メーカーメンテナンス」、もう一つは「自社メンテナンス」がそれにあたります。

メーカーメンテナンスは、文字通りコピー機のメーカーが直接メンテナンスを担当する保守体制です。一方自社メンテナンスは、コピー機の販売代理店がメンテナンスも行うという体制になります。ただし、自社メンテナンスの場合は、提携する業者に保守を委託していることもあり、全ての場合で代理店自らが保守を行うわけではありません。

コピー機に欠かせない保守について決める上で、この2つのメンテナンス体制の特徴や違いを知っておくことは重要です。ここからは、両者の違いについて詳しく見ていきましょう。

メーカーメンテナンスのメリットとは

メーカーメンテナンスは、前述のようにコピー機のメーカーが保守メンテナンスを担当するシステムとなっています。メンテナンスの担当者は、各製品についての研修やテストを受け、整備や修理などの対応に精通したスタッフが揃っているため、技術に関しては比較的安心して任せられるというメリットがあります。

また、技術力だけでなく、対応できる地域が広いということも、メーカーメンテナンスのメリットと言えます。ほとんどのコピー機のメーカーは全国に展開していますので、保守体制も全国にくまなく行きわたっています。そのため、カバーできない地域が少なく、全国的に質の高い保守サービスを受けることが可能です。

何より大手メーカーの保証がついているというのは、顧客にとっては非常に大きな安心材料でしょう。メーカーの名前が前面に出ない自社メンテナンスと比べると、安心度に違いを感じると思います。

さらに、保守メンテナンスをメーカーに一任することにより、販売店は保守に人員を割く必要がなくなるため、その分コピー機の価格やカウンター料金が安く抑えられるという利点もあります。こうした費用面のメリットも、メーカーメンテナンスの優れた点です。

メーカーメンテナンスのデメリットとは

一方、メーカーメンテナンスのデメリットとして挙げられるのは、修理対応に遅れが生じる可能性があるという点です。メーカーメンテナンスは対応範囲を全国的に網羅しているものの、その分顧客の数も多いため、自社メンテナンスと違いスピーディーな対応という面ではやや不利な部分があります。場合によっては、対応に数日の遅れが生じる可能性もあり、これはメーカーメンテナンスの大きなデメリットと言えるでしょう。会社業務において複合機・コピー機は欠かせない存在ですから、修理の遅れは業務の進捗に直接影響してきます。そうした時に対応が数日遅れるとなると、業務に大きな支障が出てしまいかねません。

また、夜間や土日の対応など、時間外の出張には別途費用がかかる可能性が高くなります。自社メンテナンスでは、こうした土日対応も無料で受けられる場合がありますが、メーカーメンテナンスではそのようなサービスは受けられないことが多くなっています。こうした対応時間に関する柔軟性も、自社メンテナンスとの大きな違いと言えます。

自社メンテナンスのメリットとは

自社メンテナンスの一番のメリットというと、柔軟性のある対応という点でしょう。全国展開する大手メーカーが行うメンテナンスと違い、自社メンテナンスは地域に密着したサービスが特徴となっています。メーカーの保守の場合、保証の内容がきちんと決められているという信頼性がある一方、それ以外のケースに関しては対応してもらいにくいというデメリットがあります。それに比べ、販売店によるメンテナンスであれば、コピー機の細かい不具合や不調に関して、比較的柔軟できめ細かい対応を受けやすくなっています。また、操作面での疑問や効率的な使い方など、利用上のアドバイスなどをもらえる確率も高いでしょう。

対応時間に関しても、自社メンテナンスは柔軟に対応してもらいやすくなっています。業者にもよりますが、土日や夜間などの出張対応を無料で行うところも多く、メーカーによるメンテナンスでは受けにくい緊急対応が受けやすくなっています。こうした顧客に対する柔軟な対応は、自社メンテナンスの大きなメリットと言えます。

自社メンテナンスのデメリットとは

一方、自社メンテナンスのデメリットとしてまず挙げられるのは、メーカーメンテナンスの担当者より技術が劣る場合があるということです。研修やテストをしっかり受け、一定レベルのメンテナンス技術を獲得したメーカーのスタッフとは違い、自社メンテナンスのスタッフは、コピー機に対する知識や技術がそれほど深くないということもあります。また、スタッフ1人1人の技術の差があるということも、自社メンテナンスのデメリットでしょう。経験や技術を持った担当者であれば、さまざまな不具合にも対応してもらえますが、それらがない担当者が来ると、対応できないケースが出ることもあり得ます。

他にも、経営体力のない販売店のメンテナンスを受けている場合、販売店自体がなくなってしまうということもあり得ます。そうなればメンテナンスも受けられなくなりますから、最悪コピー機の買いなおしという事態も考えられるでしょう。このあたりは、経営基盤の比較的しっかりした大手メーカーによるメンテナンスとの、大きな違いと言えます。

まとめ

以上のように、メーカーメンテナンスと自社メンテナンスは、それぞれにメリットとデメリットがあります。メーカーメンテナンスが優れているのは、第一にしっかりした技術力と専門性です。この点は、自社メンテナンスとの一番の違いでしょう。また、コピー機の価格面でも比較的メリットがあります。その一方、対応時間や保証内容にやや柔軟性を欠くというデメリットもあります。

自社メンテナンスは、メーカーによるメンテナンスに比べ技術力や専門性はやや劣るものの、個別の修理・相談を受けやすいという長所があります。対応時間も、土日や夜間の緊急対応が無料で受けられる場合もあり、こうした点もメーカーメンテナンスと比較した場合の違いとなっています。

コピー機をどのくらいの頻度で使うか、土日や夜間の緊急対応は必要かなど、使用条件によってどちらがよいかは変わってきます。見積もりを取る際は、そうした点も踏まえて検討した方がよいでしょう。