コピー機をレンタルする6つのメリット

レンタルコピー機を利用するメリット

コピー機や複合機は、オフィスなどになくてはならないOA機器です。期間限定で事務所を開設したり、数日間のセミナーを開く場合などにコピー機を新たに導入しなければならないというケースも多いでしょう。そうした場合、問題となるのが導入の方法です。資金によほど余裕がある会社ならともかく、新たに新しいコピー機を別途購入するのはほとんどの企業では難しいというのが実際のところかと思います。

一方、購入以外で比較的ポピュラーな手段として挙げられるのが、リースとレンタルという方法です。どちらも、コピー機を所有する会社と賃貸借契約を結び、一定の期間それらを借り受けるというものですが、特に短期間での使用に最適なのが、レンタル契約です。レンタルはリースにはない、いろいろな特徴があります。

ここでは、レンタル契約のさまざまなメリットについて、6つのポイントを挙げて、説明していきましょう。

1.数日からの契約も可能

コピー機をレンタルするメリットとして、1日単位での契約も可能ということがあります。

コピー機が必要になるケースとしては、いろいろな場合が考えられます。新規事務所の開設や、新会社の立ち上げなどで、新しいOA機器を導入しなければならないこともあるでしょう。しかし、それらが全て5年や10年に渡って使用するとは限らず、中には数週間あるいは数ヵ月、場合によっては数日間だけの使用ということもあるはずです。そういった場合、新品や中古品をいちいち一括購入するのは現実的ではありませんし、リース契約だと数年単位の契約となるため、短期間で借りることはできません。

しかし、レンタルの場合は最短で1日からの契約も可能となっていますから、選挙事務所の立ち上げなど、短期間限定での使用が明らかな場合は、他の方法に対して比較的便利であると言えます。

2.レンタル契約は中途解約できる

コピー機を導入する際、一括購入をのぞくと、レンタルとリースという2つの方法があります。両者はどちらも、所有権はコピー機を貸与する会社にあり、一定期間それらを企業に貸し出すという形は共通しています。しかし、前者が契約期間を自由に決められるのに対し、後者は数年単位での契約に限定されること、前者が法人・個人両方と契約できるのに対し、後者は個人との契約はできないことなど、いくつかの違いがあります。

その相違点の一つに、「中途解約の可否」があります。リース契約が中途解約不能であるのに対し、レンタルは中途解約ができるようになっています。リース契約の場合、顧客が契約期間を全うすることが、契約の前提となっているのに対し、レンタルの場合はそういった前提がありません。ですから、短期間での使用が決まっている場合などは、いつでも比較的自由に解約ができるレンタルの方がメリットがあると言えます。

3.審査が不要

レンタルとリースの相違点の一つに、「審査の有無」ということも挙げられます。後者の場合、コピー機の貸与を受けるのに、審査が必要になります。審査には必ず合格するとは限らず、不合格となる場合もありえます。しかも、会社経歴書や財務諸表などの書類も用意しなければならず、審査自体も数日間かかる場合があるなど、決して簡単なものではありません。さらに、立ち上げたばかりの歴史の浅い会社や、クレジットやローンの支払いが滞っている会社などは、審査に落ちる確率が比較的高くなる傾向があります。

それに比べて、レンタルはほとんどの場合、こうした審査は必要ありません。契約して即日コピー機を使用できるというところも少なくなく、急ぎで導入したいという場合などは、確実に便利であると言えます。

4.故障時にも対応してもらえる

コピー機の故障時に、修理などの対応をしてもらえるのも、レンタルのメリットの一つです。コピー機は、紙詰まりや印刷できないなどのトラブルも少なくありません。簡単なトラブルであれば、社内で解決することもできますが、故障が頻発したり、パソコンとネットワークがつながらないなどの不調の場合には、素人では対応が難しいこともあるでしょう。

レンタル契約では、そうしたトラブルが発生した際、ほとんどの場合で修理やメンテナンスなどの対応を受けることが可能です。トラブル対応を行うのはプロのスタッフですから、比較的安心して対応を任せることができます。

5.短期間なら低コストですむ

レンタルでコピー機を導入すると、比較的低コストですむというメリットもあります。

コピー機を一括で購入する場合、中古コピー機でも数十万円、新品であれば、さらにその何倍以上もの初期費用がかかることになります。リース契約でも、トータルで考えた場合、一括購入より費用が割高になってしまうというデメリットがあります。

一方、レンタルであれば、業者や機種にもよりますが、月額数千円程度で借りることも可能です。1日から借りることもでき、その場合でも、格安の費用で導入ができます。このように、短期間の使用であれば、レンタルでの導入の方が、コスト面のメリットは大きいと言えるでしょう。ただし、利用期間が3年を超えるようであれば、逆にデメリットが大きくなるため、注意が必要です。

6.レンタル契約は固定資産税の支払いが不要

コピー機を一括購入すると、所有権は当然、購入した企業が持つことになります。その場合、コピー機は会社の固定資産となるため、国に対して固定資産税を支払う義務が生じます。これに対してレンタルの場合は、コピー機の所有権はレンタル会社に帰属しますから、固定資産税の支払い義務もまた、同じ会社にあることになります。また、固定資産税を納めるにあたっては、減価償却の計算や、固定資産台帳を用意し、年に1～2回の棚卸を行うなどの煩雑な事務処理の必要が発生しますが、レンタルの場合は、こうした面倒な手続きも必要なくなるというメリットがあります。