主な4種類の保守契約の特徴

主な保守契約（カウンター保守、キットトナー保守、年間保守、スポット保守）の特徴についてご説明

コピー機を会社に導入する際、考えなければならないのが「保守契約」に関することです。コピー機は非常に繊細な機器のため、使用中に何らかの不具合が起こる可能性が高くなっています。数年以上コピー機を使用する場合、何の不具合や故障もなく使い続けられることは、ほとんどないと言ってよいでしょう。特に、頻繁にコピー機を使用する場合ほど故障の可能性も高くなります。そうした故障時のために、修理対応などの保守サービスに加入することが大事になってきます。

コピー機の保守契約は、主に4つの種類に分けられます。今回は、4つの保守契約それぞれの内容と特徴について、詳しく解説します。

1.カウンター契約

カウンター保守契約は、コピー機を導入する際の最も一般的な保守契約の形態となっています。大多数の企業が、業務用コピー機を入れる際、このカウンター契約を結んでいます。

カウンター契約の仕組みは、毎月カウンターの数字に基づいて料金を支払い、その代わりに修理やメンテナンスを行う際の費用を無料にするというものです。また、印刷に必要なトナー（粉末インク）も無料で交換できるという特徴があります。カウンターは印刷を1回行うごとに1つずつ加算されますから、月間の印刷枚数に比例してカウンター料金も高くなります。モノクロかカラーコピーかによって料金は異なり、また業者によっても値段は変わってきますが、モノクロは数円ほど、カラーはその数倍の値段がかかります。

カウンター契約のメリットとしては、コピー機が急に故障したときに高額な修理費用を支払う必要がないこと、同じく、トナー交換もその都度料金を支払わなくてよいこと、毎月の印刷枚数が多い会社は、1枚あたりのカウンター料金が比較的安くなることなどがあります。逆にデメリットとしては、毎月料金を支払わなくてはならないこと、印刷枚数が少ない場合、1枚あたりのカウンター料金が割高になりがちなこと、印刷枚数があまり多すぎると、その分カウンター料金も高額になってしまうことなどがあります。印刷速度が中程度以上のコピー機を使用している場合は、カウンター契約のメリットが多いと言えるでしょう。

2.キットトナー契約

キットトナー契約は、カウンター契約に比べあまり見られない形の保守契約です。キットトナー契約の内容は、トナーを購入する際に、メンテナンス等の保守費用も同時に支払うというものです。つまり、トナー料金の中にメンテナンス料金が含まれるという形になります。このため、トナー料金は通常より割高な値段となっています。キットトナー契約のトナーを使用しているあいだは、パーツ交換や修理費など、保守に関する費用が無料になります。キットトナー契約は、該当のトナーを使用している間のみ有効です。

キットトナー契約のメリットは、トナーがなくならない限り保守が受けられるので、コピーの頻度が少ない場合はお得であることなどがあります。一方、デメリットとしては、トナー1本あたりの費用が高くつくこと、コピー1枚あたりの印刷費用も割高であることなどがあります。また、純正品以外のトナーを使った場合、不具合や故障が発生しても保守契約の適用外となり、修理対応が受けられません。こうした場合は実費で修理費用を支払う必要があるため、注意が必要です。キットトナー契約が適用されるトナーは、メーカーや販売店で購入したトナーに限られます。

キットトナー契約がおすすめの企業としては、一日のコピー枚数が比較的少ない、個人事業主や小規模の会社が挙げられます。頻繁にコピーを行う会社では、あまりメリットのない契約と言えるでしょう。

3.年間保守契約

年間保守契約は、特定のメーカー（例：キャノンやゼロックスなど）と締結する保守契約です。顧客が一年間分の保守料金を業者に対し一括で支払うと、その間の部品交換や修理費用が無料で受けられるというサービスになります。例えばゼロックス製品でもすべてのコピー機でこの契約が結べるわけではなく、特定の機種のみの適用となる場合がありますので注意が必要です。該当製品を購入した際には、一年間の保証が無償で得られるようになっています。

カウンター契約とは違って、トナーの費用は保守料金に含まれません。ですから、トナーを交換する際は自費で購入する必要があります（使用できるのは純正品のみ）。契約を更新するときは、その都度申請する必要があり、申請がなければ解約扱いとなってしまう場合が比較的多いようです。

こちらの契約に関しても、個人事業主やSOHOワーカーなど、事業形態が比較的小規模の場合に適した契約であると言えます。一日の印刷枚数が数十枚程度、月間にしても数百枚枚以下の場合にメリットのある契約でしょう。また、カラーコピーが多い場合トナー料金も割高になるため、印刷枚数や使用状況をよく考慮した上で、導入の検討をした方がよいでしょう。

4.スポット契約

スポット契約は、コピー機が故障などのトラブルで修理の必要が生じたとき、顧客がその都度実費を支払って修理対応を受けるという形の契約になります。また、トナーなどの消耗品に関しても、全て自費での購入となります。

スポット契約のメリットとしては、毎月業者に対し料金を支払う必要がなく、故障時にのみ費用を負担すればよいというのが、最大の利点と言えるでしょう。しかし一方で、修理費用が高額になりがちなこと、しかも修理費が一定でなく、修理後でなければ費用がわからないこと、修理業者の移動費も、請求されることが多いなどのデメリットがあります。また、修理対応も遅くなりがちという傾向があります。これは、保守業者がカウンター契約など、他の保守契約の修理対応を優先しがちなためです。

スポット契約が望ましいケースとしては、コピー機をごく短期間しか使う予定がないなど、故障の可能性が少ない場合に限られます。数ヵ月限定の使用や、使用頻度が極端に少ないなどの場合は、スポット契約のメリットが大きいでしょう。