FAX受信データのネットワーク転送について

会社業務においては、毎日頻繁にFAX受信が行われていますが、受信したものがどれも必要なものばかりとは言えません。中には、全く関係のない宣伝FAXが含まれていることも少なくないでしょう。そうした迷惑FAXなどが溜まると、本当に必要なFAXがどれか分からなくなりますし、第一用紙を無駄に消費することになってしまいます。そういった問題を解決するのが、コピー機や複合機で受診したFAXデータをネットワークで転送させるという機能です。今回は、迷惑FAXの問題を軽減できるこの機能について、詳しく解説していきます。

FAX受信データのネットワーク転送機能

FAX受信データのネットワーク転送機能は、受診したFAXデータをその都度プリントするのではなく、ネットワーク上の任意のアドレスに一旦転送させるという機能です。データはプリント前にチェックして、必要なものと不必要なものをより分けることができ、余分なものは削除することも可能です。こうすることにより、無駄な受信データをプリントする必要がなくなり、用紙の節約などに役立てることができます。

FAX受信データ転送機能でできること

前述したように、FAX受信データ転送機能では、コピー機が受け取ったFAXデータを、ネットワーク上に設定した任意のアドレスに転送することができます。例えば、自分のE-mailや共有フォルダー、デスクトップ、FTPサーバなどに転送することが可能です。転送されたデータは、プリントアウトすることなく確認することができ、不要なデータは印刷せず、削除することもできます。

FAX受信データ転送機能のメリット

コピー機のFAX受信データ転送機能は、上でも述べたように、受信したデータをプリントアウトする前に、パソコンなどの画面上でチェックすることができます。そうすることにより、不要なプリントの量を減らすことができ、用紙やトナーが節約できるというメリットがあります。

FAXで送られてくるデータは、必要なものばかりではありません。中には、会社宣伝などの迷惑FAXも多く含まれています。それらをいちいちプリントアウトしていたのでは、用紙もトナー・インクも無駄に消費されることになってしまいます。現在は、こうした消耗品に対し、できるだけ節約してコスト削減につなげるという考え方が浸透しています。特に、トナーに関しては購入するのに高額な費用がかかるため、できるだけ使用頻度は抑えたいところでしょう。用紙の濫用もコストだけでなく、エコロジー的な観点から控えようという機運が高まっています。

そうした時に、この機能を利用することにより、無駄なプリントを無くしてコスト削減を果たすことができるわけです。また、不要なFAXプリントが減ることで、コピー機の排紙トレイもすっきり整理させることができます。

FAX受信データ転送機能のやり方

コピー機のFAX受信データ転送機能の方法は、次のようなものです。まず、コピー機本体のパネルで、「設定」を選んでタップします。次に、設定画面から「FAXの初期設定」を選び、「受信設定」を選択します。続いては、「メモリー設定」からデータの転送先を設定していきます。「設定する」を押して転送先のアドレスを選択、入力しましょう。転送先を確認し、OKならば設定ボタンを押します。この時、転送したデータを印刷しない設定にしておくのを、忘れないようにしましょう。入力した項目が間違っていないことを確認して、設定を終了します。これによって、指定したアドレスに受信データが転送され、プリント前に中身をチェックできるようになります。

これらの設定については、各コピー機の機種によってやり方がことなります。詳しい方法については、それぞれのユーザーズガイドに従ってください。