コピーガード機能について

企業の情報管理の重要性は、現在ますます大きくなっています。機密情報の漏えいがもたらす被害は、経営に深刻な影響を与えかねません。そうしたリスクを避けるために、機密文書をどうやって不正なコピーから守るかということは、企業の直面する重要な課題であると言えます。その点、コピー機における「コピーガード機能」は、文書の不正コピーを防ぎ、情報を漏えいから守る上で非常にメリットの大きい機能です。今回は、情報管理に役立つこの機能について、詳しく説明していきましょう。

コピーガード機能とは

コピー機のコピーガードは、機密文書の不正コピーを防止するための機能です。文書をプリントする際、特別な地紋を埋め込んでおくことで、その文書を複製できなくさせられます。

重要機密が書かれた文書の不正コピーは、企業にとって無視できない問題です。近年は、内部の人間による情報の持ち出しも多発しており、印刷された文書をいかに不正な複製から守るかが重要な課題となっています。コピーガードは、そのような問題の対策の一つとして導入されました。特殊なコードを埋め込んでプリントされた文書を、専用のモジュール付きコピー機で複製しようとすると、コピー機がコードを読み込んで画像を破壊し、文書が読めない状態にしてしまいます。これにより、文書を不正にコピーやスキャン、FAXすることができなくなり、重要機密の漏えい・流出を食い止めやすくなるわけです。このコピーガード機能は、二次コピー時に「COPY」等の文字を背景に浮かびあがらせる、「地紋印字機能」の発展形として開発されました。地紋印字機能が文字が出るだけなのに対し、コピーガード機能は、画像自体を破壊して、文書を読めなくすることができます。

コピーガード機能の仕組み

コピーガード機能は、文書の背後に印刷された「不正コピーガード地紋」を、専用の読み取り機を用いて検知することで、文書の画像を破壊、またはジョブを中断させるという仕組みです。コピーガードの地紋は特殊な技術で印刷されているため、通常の網点模様と混同することなく、高い精度で判別することが可能となっています。

コピーガード機能のメリット

コピーガード機能のメリットは、拡散させたくない機密文書を、不正なコピーから守れるという点にあります。前述のように、近年は企業内部からの情報流出も頻繁に起こっており、不正なコピーをどのように防ぐかが重要な問題となっています。コピーガード機能は、強制的に文書を複製できなくする技術で、情報流出に対して強力な抑止効果を発揮できます。万が一、企業内部の人間が機密文書をコピーやFAXしようとしても、画像破壊やアラーム音などによって食い止めることができます。また、ログとして不正コピーが記録されるので、誰がいつ不正コピーを企てたかも判明しやすくなります。

一方で、このコピーガード機能は、専用の読み取り機がないと実行できないという面もあります。そうした場合は、背景に「コピー禁止」などの文字を出すことで、不正コピーをけん制することもできますが、情報流出を100%食い止められるというわけではありません。とは言え、そうしたリスクをかなりの割合で低減できるのは間違いないでしょう。

コピーガード機能の使用法

コピーガード機能を使用するには、次のような操作が必要です。まず、機械管理者が、コピー機本体で地紋印字機能を有効にする設定を行います。次に、やはり機械管理者が、コピーガードを検知する設定をコピー機本体で行います。これによって、コピーガード付き文書をコピーやスキャン、FAXしようとすると、読み取り機によって検知され、文書をグレー地や白地に塗りつぶしてしまいます。