複合機を比較
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コピー機のリース契約の一般的な流れ

リース契約のコピー機や複合機の導入(返却)までの流れ

会社やオフィスを新しく立ち上げるといった場合、必要になるのがコピー機・複合機です。導入に際しては、リース契約という手段が一般的ですが、具体的にどういった流れや手続きが必要なのかよくわからないという人も多いでしょう。ここでは、コピー機のリース契約で見られる、一般的な流れについて説明します。コピー機のリースを受けるために、どのような書類や手続き、審査が必要なのかを、詳しく見ていきましょう。

確認条件の提示

まず最初に、リース会社に対し、契約に関係した条件等を提示しなければなりません。提示する内容としては、物件名や価格、そのリース会社への支払い条件、また期間や納入時期といったものがあります。その際、コピー機の設置料を、リース料金の中に含めるかどうかをお選びいただける場合があります。

この時注意すべきなのは、リース会社によっては、リース料金前払いを設定している場合もあるという点です。リース料金の支払い方法に関しても、事前に確認しておいた方がよいでしょう。さらに、会社によっては初回と2回目以降の支払い方法が違うという場合もあるので、この点についても要注意です。

申し込み

続いて、契約の申込みに移ります。申し込みに際しては、続く審査のために、書類を提出しなければなりません。提出する書類は、財務諸表(営業報告書、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案)や会社経歴書、決算書類(税務申告書の写し等)などです。こうした書類に基づいて、リース会社がコピー機のリース審査を行います。

審査

続いて上述のように、提出書類に基づいた審査が行われます。この審査に通れば、コピー機を受けることができますが、もちろんそういった場合ばかりではありません。実際に、リース契約の審査に通らないことは比較的よくあります。審査基準となるのは、以下の様なものです。すなわち、「事業を起こしてどれくらい経つか」、「会社あるいは代表取締役にローンなどの滞納がないか」といった点が、審査の主な目安となります。起業して3年以上の歴史があり、なおかつローン等の滞納がない場合は、リースの審査に通りやすいと言えますが、それ以外の若い会社や、クレジットやローンの支払いが滞った経験がある場合などは、審査否決となる確率が高くなるでしょう。また、申込者の年齢も審査の基準となります。年齢が若すぎるか、もしくは高齢すぎても審査には通りにくくなるので、注意が必要です。もしも年齢が若すぎるか、高齢すぎるという場合は、別にもう一人連帯保証人をつけることで、審査に通りやすくすることもできます。また、会社が若いという場合には、会社名入りの公共料金引き落とし書類や、賃貸契約書、開業届書といったもののコピーを添えることで、審査通過の確率を上げることも可能です。

契約締結

以上のような審査を経て、無事通過した場合は、コピー機のリース契約の締結となります。契約締結に際しては、借り手企業の印鑑証明書、商業登記簿謄本現在事項全部証明書といった書類を添付しなければならない場合もあります。また、契約書に借り手企業の代表者の押印も必要となります。

発注・納入

審査に通過し、契約が締結されたら、次はいよいよコピー機の発注と納入という段階に移ります。リース契約においては、実際の機器の購入はリース会社が担当することになります。リース会社が、借り手に代わって希望のコピー機の購入を行い、それを導入企業に納品するという形になります。ですので、メーカーへの発注はリース会社から行われます。リース会社とメーカーとの間に売買契約が成立し、発注が行われると、コピー機があらかじめ指定しておいた納期に、借り手側の元に納品されます。

コピー機・複合機は壊れやすい精密機械であるため、搬入や設置、設定に関しては、全て専門業者に任せるしかありません。また、コピー機をオフィスのパソコンや電話回線につなぎ、各種設定を行うには、事前にパソコンと電話回線の準備が必要になります。そうしたスケジュールに関しても、あらかじめよく打ち合わせておきましょう。当然、こうした搬入や設置に関しても費用が発生しますが、それらがリース料金に含まれている場合もあり、初期費用が0円という場合も多くあります。しかし、搬入場所がビルの何階にあるかや、エレベーターを使えるかどうか、また、搬入の時間帯などによっては、別途追加料金が発生する場合もあります。この点に関しても、事前に確認しておいた方が良いでしょう。

リース開始

コピー機・複合機の納品が済み、検収が終わったら、リース物件借り受け証をリース会社に提出する必要があります。それが済むと、今度はメーカーやディーラーから保守契約に関する案内が届くので、保守契約を締結することになります。コピー機に保守契約はなくてはならないものなので、必ず加入するようにしましょう。

また、もしコピー機の設置場所を変更していた場合は、リース会社と保守を担当する会社に連絡しなければなりません。設置場所を変更すると、「リース物件の据付場所変更申込書」などの書類に記入・捺印し、リース会社へ提出する必要があります。この点は比較的忘れやすいので、注意しましょう。

リース満了

リース期間が満了を迎えたら、コピー機をリース会社に返却しなければなりません。リースのコピー機は、あくまでもリース会社に所有権があるため、借り手の元に置くことはできません。コピー機を返却する場合は、リース会社が指定する場所に、借り手の実費負担で返却しなければなりません。しかし、多くの場合は、同じコピー機を再リースするか、もしくは改めてリースを再契約するかという選択が取られ、期間が満了した機器は業者が回収していくというのがほとんどです。このため、実際にコピー機を返却するのは、オフィスを閉鎖する場合などでない限り、比較的少ないケースといってよいでしょう。

また、リース満了でコピー機を返却する場合には、保守契約も解約する必要があるので、この点も忘れないようにしましょう。

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