複合機を比較
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保守対応の8つのチェックポイント

コピー機を導入する際に保守対応でチェックすべき8つのポイント

保守契約を結ぶことは、コピー機導入とほぼセットとなっています。コピー機は不具合を起こす確率が高いため、あらかじめ保守契約を結んでおかないと、トラブル時に実費として高額な修理費用が必要となってしまうからです。コピー機を選ぶ際は、機種の性能だけでなく、保守対応についても確認しておくべきポイントがいくつかあります。

保守についてあまり考えずにコピー機を選んでしまい、あとで後悔したということがないよう、確認すべき8つのチェックポイントを挙げて説明していきましょう。

1.定期的な訪問

コピー機は大変繊細で、壊れやすい機械です。現在は性能も向上し、昔に比べ故障の頻度は減ったとはいえ、いつどういった不具合が起こるかわかりません。特に使用頻度が高いほど、故障の確率も高くなります。ですから、突発的な故障を防ぐためには、定期的なメンテナンスが欠かせません。メンテナンスは当然、サービスマンが直接訪問して行うことになります。

しかし、業者によってはこの訪問メンテナンスが毎月の会社もあれば、数ヵ月に一度の会社もあります。サービスマンが定期的に訪問してくれるかどうかは、事前に確認しておくべき大事なポイントです。

2.対応の迅速さ

複合機・コピー機の故障は、会社業務に大きな支障を与えます。ですから、故障時の保守対応は、早ければ早いほど顧客にとってメリットが大きくなります。故障時に業者に連絡しても、対応が次の日だったり、2~3日後になってしまうのでは、業務に重大な影響を与えかねません。即日対応してもらえるかどうか、事前にしっかり確認しておきましょう。

また、電話対応に関してもチェックしておくべき大事なポイントです。操作の疑問や軽い不具合などが出たときなど、電話で指示を仰ぐ場合もあります。そういったとき、きちんとした対応が受けられそうかどうか、見積もりを依頼する時に確認しておきましょう。

3.自社メンテナンスかメーカーメンテナンスか

コピー機の保守には、自社メンテナンスとメーカーメンテナンスの2種類があります。自社メンテナンスは販売店が保守を行っているもので、対応が比較的早いこと、サービスマンと密な関係を築きやすいこと、柔軟なサービスを受けやすいことなどのメリットがあります。その一方で、担当者によって技術力にバラつきがあったり、経営状態によっては業者がなくなってしまうこともあり得ます。

メーカーメンテナンスは、コピー機のメーカーが保守を担当するものです。総じて技術力が高く、高い専門性を持っているというのが最大のメリットになります。しかし一方で、対応が遅れる場合もあること、受け持ちが多いため、作業時間が限られがちなこと、柔軟な対応を受けにくいことなどのデメリットもあります。どちらの保守がよいかは場合によって異なりますから、コピー機を選ぶ際はしっかり検討しておきましょう。

4.技術力

サービスマンの技術力についても、事前に確認しておくべきポイントとなります。いくら対応が迅速でも、肝心の修理技術が不確かなのでは意味がありません。また、修理してもすぐに同じトラブルが起こってしまうといったことでは、安心して保守を任せることはできないでしょう。

サービスマンはきちんと研修やテストを受けているか、技術や経験があるかどうかは、コピー機導入時にしっかり確認しておきましょう。また、コピー機だけでなく、パソコンやクラウドの知識があるかどうかも確認しておくべきでしょう。

5.保守が外注されていないか

自社メンテナンスでは、販売店自身が保守サービスを行っている場合と、別業者に保守を外注している場合があります。前者であれば比較的安心して保守を任せられますが、後者の場合は問題が生じる確率が高くなります。

別業者に保守を任せている場合、最終的な責任の所在がどこにあるのか、明確ではないというケースも起こり得ます。また、保守業者と販売店の情報共有ができておらず、顧客の要望がうまく伝わっていないという場合もあり得ます。そうしたことのないよう、販売店が直接保守を行っているかどうか、事前に確認しておいた方が良いでしょう。

6.正規の代理店か

コピー機に保守契約が欠かせないことは前述の通りですが、正規の代理店以外のルートでコピー機を購入した場合、保守契約が結べないこともあります。ですから、オークションや個人売買などでコピー機を購入した場合は、故障した際実費での修理となってしまいます。その場合、非常に高額な修理費用を請求されることも決して珍しくありません。そうなると、コピー機本体が格安であったとしても、結局コストは高くついてしまうでしょう。

そのようなことがないよう、コピー機は必ず正規の販売代理店で購入するようにしましょう。また、メーカーの認定を受けた保守体制であるかどうかも、きちんと確認しておくべきポイントの一つです。

7.保守業者の拠点が近いか

前にも触れたように、コピー機のトラブル時に迅速な対応が受けられるということは、保守対応の大事なポイントとなります。その上で重要なのは、保守業者の拠点が近くに存在しているかどうかということです。

どんなに技術力が確かで、優れた修理能力があったとしても、故障時に素早く駆けつけられないような遠い業者であれば、結局業務に支障が出ることになります。ですから、オフィスから遠くないところに業者の拠点があるかどうかということも、コピー機を選ぶ際十分注意しておきましょう。

8.具体的な保守体制はどうか

コピー機の性能が進んだ現在、トナー残量など各種の情報も、インターネット経由で保守業者が得られるようになっています。その結果、サービスマンが直接訪問しなくても、コピー機の状態が把握できるという環境が一般化しています。しかし、本体の状態を快適に維持するには、やはり直接訪問してメンテナンスを行ったり、顧客の声を聞いたりするのが望ましいでしょう。直接訪問の有無や頻度はもちろん、部品の交換や修理対応が可能な時間・曜日など、保守体制に関する具体的なことがらについて、なるべく詳しく聞いておくのも大事なポイントです。

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