コピー機を選ぶ際の13の比較ポイント

コピー機は会社業務になくてはならないものですが、いざ選ぼうとすると迷ってしまうことも多いでしょう。最近の複合機は機能も複雑化し、どういったものが最も適切か判断しかねるというケースもあるはずです。また、機能の他にもコストやサポート面など、考えるべきポイントはいくつもあります。今回は、コピー機を選ぶ際に指針となるポイントを、色々な面から紹介していきます。コピー機選びで迷っているという会社は、ぜひ参考にして見て下さい。

販売会社の比較ポイント

最初に、販売会社についての比較ポイントを見ていきましょう。コピー機は、販売代理店が販売やリース、レンタルをすることによって、顧客に導入の仲介をしています。コピー機そのものの質以前に、販売会社の質もコピー機選びにおいては重要になります。まずはその点について見てみましょう。

1. 企業体力

販売会社を比較する際、まず気をつけるポイントは、どれくらいの企業体力があるかということです。コピー機はデリケートで壊れやすい機械のため、保守やメンテナンスなどのサポートが欠かせません。体力のない販売会社でコピー機を選んでしまうと、途中で販売会社自体がなくなってしまい、機器の修理ができなくなるということもあり得ます。コピー機の導入と保守契約はセットになっていることがほとんどのため、販売会社がなくなって保守が受けられなくなると、故障のたびに高額な料金を払って、別の業者に頼まなければならなくなってしまいます。場合によっては、コピー機そのものを新しく導入しなおさなければならない可能性もあります。こうしたことがないよう、販売会社の資本金や、証券取引所への上場の有無などを、事前に確認しておきましょう。

2.サポート体制

どういったサポート体制があるかというのも、販売会社を選ぶにあたって大事なポイントとなります。コピー機の保守契約の必要性については上記で述べましたが、保守には主に2種類のタイプがあります。一つは、コピー機のメーカーが保守を行う「メーカーメンテナンス」、もう一つは、販売会社が自社で保守を行う「自社メンテナンス」です。それぞれにメリットとデメリットの両方がありますが、どちらのサポート体制を行っているのか、またどのような特徴があるのかについて、きちんと説明を受けておくことが必要です。そのうえで、よりきめ細かいサポートが受けられそうな販売会社を選ぶのがベストでしょう。

環境からの比較ポイント

コピー機選びの比較ポイントとして、使用状況や使用環境に応じて考えるのも重要です。コピー機の使用状況は、会社によってそれぞれ異なります。コピーの頻度や印刷の質などを踏まえて製品を選ばないと、必要に応じた性能が得られないことも考えられます。次はその点について見ていきましょう。

3.利用頻度

月にコピー機をどれくらい使用するかということは、コピー機選びにおいて大切なポイントです。月間の印刷枚数が多いほど、印刷スピードの速い製品が必要になります。印刷枚数が多いのにスピードの遅い製品を選んでしまうと、性能が追い付かず、故障の頻度が高くなってしまいます。ですから、使用枚数が多いほど性能の高いコピー機を選ぶ必要があります。逆に、印刷枚数が少ないのに印刷スピードの速い製品を選んでしまうと、無駄な料金を支払うことになってしまい、コストパフォーマンスが悪くなります。コピー機の価格は印刷速度に比例して高くなるため、平均的な月の使用枚数はどれくらいかきちんと確認してから、それに応じた製品を選ぶのが大切です。月間の印刷枚数は、1日の印刷量×1ヵ月の営業日で算出できます。

4.どんな機能が必要か

コピー機にどんな機能を求めるかという点も、あらかじめ考えておいた方が良いでしょう。コピー機の使い方は、印刷枚数だけでなく、使う機能も会社によって異なります。フルカラー印刷はほとんど必要ないという会社もあるでしょうし、セキュリティの観点から使用時にはユーザー認証が必須という企業もあるでしょう。また、その逆もあります。普段どのようなコピー機の使い方をし、どのような機能が最低限必要なのか踏まえておくと、コピー機選びも比較的スムーズに運ぶはずです。

また、「あると便利な機能」についても確認しておいた方がよいでしょう。最近のコピー機は機能が多様化しており、インターネットにつないでクラウド連携できる製品が多くなっています。他にも、モバイル端末につないで、スマートフォンで文書の閲覧ができるようにするなどの機能もありますから、必要かどうか検討しておくと役立ちます。

5.使用環境

コピー機を使用する環境についても考慮しておかないといけません。オフィスの広さや空いているスペースは、当然会社ごとにそれぞれ異なります。オフィススペースが狭いため、大きなコピー機を置けるような空間がない場合もあるでしょう。

また、コピー機の使用頻度が高く、コピー待ちが重なるような場合は、業務の効率も悪くなってしまいます。こうした問題を解決するには、印刷速度の速いコピー機を導入するか、もしくは速度が中程度の製品を複数台オフィスに置くかの方法が望ましいでしょう。こうした点についても、コピー機選びの際に踏まえておくと便利です。

コピー機本体の比較ポイント

コピー機本体についても、当然ですがよくチェックしておかないといけません。肝心の製品性能が悪かったり、使用目的と合っていなければ、業務に支障が出る可能性もあります。ここでは、コピー機本体のチェックすべき比較ポイントについて見ていきましょう。

6.用紙サイズ

どの用紙サイズまで必要なのかという点も、コピー機を比較するにあたって重要なポイントとなります。一般的によく使われるコピーの用紙サイズは、B5、A4、B4、A3が主流となっています。このうちB5サイズ（182㎜×257㎜）がもっとも小さく、A3サイズ（297㎜×420㎜）がもっとも大きい用紙となっています。このほかにもA0～A10、B0～B10までありますが、もっともよく使われるサイズはこの4種類がほとんどです。コピー機によっては、A4までしかコピーできないものと、A3サイズまで可能なものとがあり、どのサイズまで必要かによって選ぶべき製品も変わってきます。A4サイズまでで良い場合は、コピー機の値段も安価なものですむことが多くなります。A3サイズ、あるいはそれより大きなサイズのコピーが必要な場合は、それに応じて値段も高額になるため、コスト面からもコピーサイズについて忘れずチェックすることが大切です。

7.印刷スピード

前に述べたように、コピー機の性能は印刷スピードの速さで決まります。印刷スピードが速いほど高性能であり、なおかつ製品単価も高くなる傾向があります。コピー機を選ぶ際には、この印刷スピードを十分に考慮しておかなければいけません。

コピー機の印刷速度は、詳しくは「連続複写速度」といいます。これは、A4サイズを等倍でコピーするとき、1分間に連続してコピー可能な枚数のことを言います。枚数が多いほど複写速度が速く、つまり性能が高いコピー機であるという事ができます。当然、複写速度が速いコピー機が優秀なわけですが、単純に早いほどよいということではありません。前述のように、コピー機は月間の印刷枚数に応じた速度の製品を選ぶことが重要になります。印刷枚数が月間で500枚以下なのに、数千枚印刷できるようなコピー機を選んでもコストパフォーマンスが悪くなるだけです。まずは、どれくらいの速度であれば十分印刷が賄えるのかを、よく確認しておくとよいでしょう。

8.モノクロかカラーか

現在のコピー機は、多くがカラーコピー対応のものとなっていますが、モノクロ印刷のみの製品もあります。カラーコピーをほとんど使用せず、モノクロ印刷をメインに使うのであれば、モノクロ対応のみのコピー機を導入した方が費用的には経済的と言えます。カラーコピー機とモノクロコピー機は、本体価格自体の値段の差は以前ほどではなくなっているものの、「カウンター料金」と呼ばれる保守料金にはかなりの差が出てくるためです。

モノクロ印刷で使用するトナーと、カラーコピー用のカラーインクの代金は、カウンター料金に含まれているのが通常です。トナーとカラーインクの値段には数倍の価格差があるため、毎月のカウンター料金に大きく反映されてきます。ですから、モノクロコピーのみの製品で足りるのであれば、カウンター料金を大幅に安く抑えることが可能になります。最近はカラーコピー機を導入する企業が多いようですが、安易に決定する前に、こうした点も事前によく確認しておいた方が良いでしょう。

9.必要な機能は

コピー機本体に必要な機能はついているか、きちんと確認して製品を比較するようにしましょう。前に述べたように、コピー機にどんな機能を求めるかということは、あらかじめ考えておかないといけません。その上で、そのような機能が過不足なく備わっている製品を選びましょう。

これも前述のように、最近の複合機は非常に多機能となっています。基本的な機能の差はほとんどありませんが、細かい部分の機能はメーカーや機種によってそれぞれ異なります。必要とする機能がきちんと備わっているか、または余計な機能が多すぎないかは、選ぶ際によく確認することが大事です。

10.給紙トレイの段数

コピー機の給紙トレイについても、製品を比較する際のポイントになります。給紙トレイとは、印刷用のコピー用紙を入れておくスペースのことで、給紙カセットとも呼ばれます。給紙トレイは1段のものから5段のものまであり、サイズ別にコピー用紙を蓄えておくことができますが、場合によっては2～3段しか使わないということもあります。そうした場合は4段や5段のものを選ぶ必要はありませんから、事前にこの点についても確認しておいた方がよいでしょう。

11.印刷の仕上がり

どの程度の印刷の質が必要かということも、コピー機を比較する際に考えておくべき大事なポイントです。

印刷の質にはいくつかの要素が関係してきますが、中でも解像度は重要なポイントとなります。解像度とは、画像を構成する最小単位である「画素」が、どれくらいの密度で集まっているかを表す数値です。例えば、1インチ中に600個の画素がある場合は600dpi（dot per inch）、350個であれば350dpiといった具合に表されます。解像度が高いほど、画像はクリアできれいになります。

しかし、単純に解像度が高ければよいというわけではなく、場合によって必要な解像度は異なります。印刷の質に拘らず紙媒体の印刷であれば350dpiほどあれば十分です。業務上どの程度の印刷クオリティが必要なのか考慮した上で、製品を選ぶようにしましょう。

その他の比較ポイント

コピー機を選ぶ際の比較ポイントは、コピー機の性能や使用環境ばかりではありません。その他にも、考慮しておくべき大事なポイントがあります。最後にそれらについて見ていきましょう。

12.保守・メンテナンス体制

保守・メンテナンス体制は、コピー機を導入する際必須の要素です。コピー機は複雑な機能を持った精密機械のため、故障や不具合を起こす確率が比較的高くなっています。紙詰まり程度のトラブルなら素人でも問題ありませんが、プロでなければ解決できない不具合も少なくありません。

そうした故障やトラブルに備えるための仕組みが「保守契約」で、コピー機を導入するにあたっては保守契約をつけることが一般的となっています。保守契約には、カウンターの使用枚数によって保守料金を決定する「カウンター保守契約」と、修理費込みのトナーを使用する「キットトナー契約」、故障時に有料で修理を依頼する「スポット契約」などがあります。現在は、毎月料金を支払うことで修理等の費用が無料になるカウンター契約が一般的ですが、場合によってはほかの方式の方がメリットが多いこともあるので、事前に確認しておきましょう。また、保守を担当する業者の技術や対応能力なども、しっかり確認しておいた方がよいでしょう。

13.カウンター料金の内訳

上記のように、コピー機導入に際しては「カウンター契約」という保守契約に加入するのが一般的となっています。毎月カウンター料金を支払うことで、部品交換や修理等の費用を無料にする仕組みですが、このカウンター契約の内容によってコピー機のランニングコストが変わってくるため、比較の際の大きなポイントとなります。

コピー機を選ぶ際は、カウンター料金の内訳に十分注意しておきましょう。不当に高かったり、または不自然に安い場合もあるので要注意です。あまりにもカウンター料金が安い場合は、他の部分の料金が高く設定されていることがほとんどです。コピー機の見積もりを取る際には、こうした点も厳しくチェックしておきましょう。