コピー機・複合機のFAX誤送信抑止機能について

FAX送信は、会社では頻繁に行われる日常業務ですが、場合によっては送り先を誤って送信してしまうこともあります。こういった誤送信は、それほど重要でない内容であればまだしも、会社の機密情報が書かれていた場合などは、重大な問題に発展しかねません。そうした危険を防ぐために、コピー機にはさまざまな抑止機能が備えられています。今回は、コピー機・複合機の「FAX誤送信抑止機能」について、詳しく解説していきます。

FAX誤送信抑止機能とは

コピー機・複合機のFAX誤送信抑止機能とは、その名の通り、FAXでの宛先間違いによる誤送信を防ぐための機能です。仕事においてFAX送信は頻繁に利用されていますが、つい宛先を間違って送信してしまうことも少なくないでしょう。そうした誤送信が生じた場合、単に先方に迷惑なだけでなく、重要な情報が流出してしまう可能性もあります。そうした危険を防ぐための機能が、このFAX誤送信抑止機能というわけです。コピー機のFAX誤送信抑止機能は、一種類だけでなく、複数の機能が備えられています。また、機能の細かい種類については、それぞれの機種ごとに違いがあります。

FAX送信抑止の種類

上記のように、コピー機のFAX誤送信抑止機能にはいくつかの種類があります。代表的なものについて、いくつか見ていきましょう。

【宛先再入力】

FAX送信先の番号を2回入力するという機能です。もう一度番号を入力することにより、単純な入力ミスを防ぐことができます。

【宛先表以外の送信を禁止】

宛先表に登録されている番号以外への送信を禁止する機能です。登録番号のみの送信に限ることで、誤送信を防ぎます。

【ダイレクトFAXの強制禁止】

パソコンからの直接FAXをできなくするという機能です。コピー機の誤送信抑止機能を利用することで、宛先間違いを防ぐ目的があります。

【確認画面を表示する】

FAXを送信する前に、宛先の確認画面を表示させる機能です。番号が誤っている場合、削除することも可能です。番号のダブルチェックによって、誤送信を防ぐことができます。

【同報時の確認画面表示】

FAXを2箇所以上の宛先に同時に送る際、宛先に間違いがないかを確認する画面が表示されます。不要な宛先や番号間違いがある場合、削除や修正が可能となっています。

【同報の禁止】

2箇所以上の宛先送信を禁止する機能です。不要な宛先への送信を防ぎやすくなります。

【手動リダイヤル】

この機能では、FAX送信を行うと、コピー機が自動的にその番号を記憶します。送信後しばらくしてから、同じ宛先にリダイヤルでFAXする場合、記憶されている宛先がいくつか表示され、その中から送りたい宛先を選んで送信することができます。最初に送信を行った後、離れている間に違う宛先の送信が行われ、戻ってきて気付かずにリダイヤルしてしまうという場合がありますが、そうした誤送信を防ぐために、番号をきちんと確認してからリダイヤルするという機能になっています。

FAX誤送信抑止のメリット

コピー機のFAX誤送信抑止機能は、FAXの宛先間違いを防ぎ、情報の漏えいを防げるというメリットがあります。特に、顧客の個人情報などが記載されたFAXを誤送信してしまうと、深刻な被害が発生する可能性もあります。一度流出した情報は取り消すことができませんから、会社にとっては単なるミスではすまない問題でしょう。それに対し、さまざまな誤送信抑止機能を活用することで、FAXの宛先間違いを極力減らすことができます。情報管理の観点から見て、非常に重要な機能であると言えます。